你有可能在工作上總是得寫些東西，不論是給客戶的提案、給高層主管的備忘錄，或是同事之間也總有電子郵件往來。然而，你要怎樣才能知道自己的寫作風格是不是真的清楚有效？又要怎樣，才能讓自己在溝通上高人一等？
專家怎么說
如果是早就工作超量、少有閑暇的管理者，可能會覺得「改進寫作技巧」是個沉悶、甚至沒用的練習(xí)。然而，如果想要達到有效溝通、爭取誘人業(yè)務(wù)、讓自己與眾不同，就得要設(shè)法寫出有趣、有智慧的句子才行。麻省理工斯隆管理學(xué)院（MIT Sloan School of Management）資深講師卡拉．布萊克本（Kara Blackburn）表示：「寫作清楚，代表頭腦清楚。而就算你腦子里有全世界所有的好點子，如果你講不出來，就沒有人會知道?！剐液茫豆鹕虡I(yè)評論商業(yè)寫作指引》（The HBR Guide to Better Business Writing）作者布萊恩．加納（Bryan Garner）表示，每個人都有進步的可能。他認為，有效寫作「并不是與生具來的天賦，而是需要培養(yǎng)的技巧?！共捎靡韵录记?，就能寫得簡單、清楚、明確。
先想好、再動筆
在你開始動筆、按鍵盤之前，先想清楚到底想講什么。加納表示：「很多人犯的錯誤就是太早動筆。他們一邊寫、才一邊想著要寫什么，于是寫作就缺乏組織、曲曲折折、不斷重復(fù)?！瓜葐枂栕约海鹤x者讀完你的這篇電子郵件、提案或報告之后，應(yīng)該要知道或思考什么？如果你沒辦法立刻回答這個問題，就代表現(xiàn)在動筆還太早。布萊克本建議：「先退一步，多花點時間來整理思緒?！?/p>
寫作直截了當
開門見山、直接把重點寫出來。很多人會發(fā)現(xiàn)，過去在學(xué)校里學(xué)的寫作風格和架構(gòu)拿到商業(yè)職場上似乎水土不服。加納就說：「商業(yè)寫作最大的毛病之一，就是把主要信息拖到中段才講?！怪灰阎攸c提到最前面，就能節(jié)省讀者的時間、讓立論更有力，而不需要一頭栽進后面的長篇文字中。而如果是比較長篇的備忘錄和提案，加納建議應(yīng)該在第一頁的頁頭，用「不超過150字」寫出議題為何、以及建議的解決方案。他說：「想辦法抓住做摘要的訣竅。如果連開頭都寫不好，后面整篇也不會好到哪去?！?/p>
去蕪存菁
布萊克本說：「如果能只用1個字，就別用3個字?！挂耘械男膽B(tài)來讀自己的文字，每個字都要指向自己最主要的重點。如果有非必要的字句，刪就對了，例如「一般意見上的共識」，其實講「共識」就已經(jīng)足夠。加納說：「只要讀者一覺得文章冗長啰嗦，就會開始不讀了?！顾ㄗh可以修改的方向包括：刪除介詞（point of view變成viewpoint）；將–ion的字換成主動動詞（provided protection to?換成protected）；使用縮寫字（像是寫don’t，而不要寫do not；寫we’re，而不寫we are）；將is、are、was、were換成強動詞（例如講indicates?而不要用is indicative of）。
避用術(shù)語和艱深字詞
商業(yè)寫作總是充斥著各種產(chǎn)業(yè)特有的流行詞匯和縮寫，雖然有時候難以避免，偶而用起來也實在方便，但通常這只是代表思考偷懶混亂而已。寫作里用了太多術(shù)語，讀者就會覺得你只是做做樣板文章，甚至覺得你根本不知道自己在寫什么。布萊克本就說：「術(shù)語并不會讓文章更有價值」，而且「『簡明扼要』才是永遠不退的流行?！辜蛹{建議應(yīng)該要有個「流行詞匯黑名單」，列出該禁用的字，像是「actionable」（可執(zhí)行的）、「core competency」（核心能力）、「impactful」（有影響的），以及「incentivize」（以物質(zhì)刺激鼓勵）。另外，太花俏艱深的字詞也應(yīng)該避免使用。常有人誤以為，雖然明明有簡單的字可用，但花俏艱深的字看起來比較聰明有程度，這就是個錯誤的觀念。
好好閱讀自己寫的內(nèi)容
假設(shè)自己就是讀者，閱讀自己寫的內(nèi)容。文章的論點都清楚、架構(gòu)都明確嗎？句子都直截了當、簡明扼要嗎？布萊克本建議應(yīng)該要把內(nèi)容大聲朗讀出來。她表示：「這樣就能看出內(nèi)容的缺點，例如推論是否有漏洞、句子是否冗余累贅、章節(jié)是否太長而該刪個兩段?！苟仪f別害羞，可以找一位同事或朋友（甚至是多請幾位）來校訂修改你的寫作內(nèi)容。要歡迎各種意見，而不是抗拒他人的批評。加納認為：「校訂修改表現(xiàn)友誼，而不是侵犯自尊。」
天天練習(xí)
布萊克本告訴我們：「寫作是種技巧，而技巧就是熟能生巧?！辜蛹{建議每天都要閱讀良好的寫作作品，而且注意其中的詞匯選擇、句子結(jié)構(gòu)和文句流動。他建議：「開始注意《華爾街日報》（The Wall Street Journal）的寫作風格。另外可以買一本關(guān)于寫作風格和文法的指南，例如加納建議的是《福勒現(xiàn)代英語用法》（Fowler’s Modern English Usage）。最重要的一點，則是一定要在行程表上預(yù)留編輯修改的時間。布萊克本表示：「真正能帶來改變的，就是寫了再重修的這個過程，而且這并非一蹴可幾。這絕不是浪費時間，好的作者正是能把這件事情做好?！?/p>
基本原則與注意事項：
?先想好要寫什么，直接切入要點。
?用字盡量精簡，讓句子簡短扼要。
?避免術(shù)語和花俏的詞匯，一切以清楚為上。
禁忌事項：
?不要再說「我就是寫作不行」，只要好好練習(xí)，人人的寫作都能進步。
?不要自以為第一次的初稿就是完美之作，要認為這連「還可以」都稱不上。任何文件都有進步的空間。
?不要想把重點留到后面再說。下筆之后，要盡快提出主要論點。
管理者商務(wù)寫作個案研究 #1：別怕和人分享
大衛(wèi)．麥康比（David McCombie）一到了麥肯錫擔任管理顧問，就立刻發(fā)現(xiàn)自己在哈佛商學(xué)院訓(xùn)練出來的寫作風格并不完全適合主管階層的溝通。麥康比表示：「問題在于我建構(gòu)論點的架構(gòu)，有人會告訴我應(yīng)該盡快提出重點?！?/p>
麥康比說，如果是法律或?qū)W術(shù)寫作，「一般是慢慢鋪陳開展案例，大概到了結(jié)尾才真正提出主要論點。但到了商業(yè)寫作，最好一開始就提出結(jié)論?！?/p>
麥康比為了想寫得更直接有效，就向幾位資深同事借來他們所有的過去簡報和報告，再模仿他們的格式及風格。另外，有幾位他信得過的同事，在重要電子郵件往來特別有技巧，他也模仿這些人的電子郵件，并請他們給予意見。
等到麥康比自己到邁阿密開設(shè)私募股權(quán)公司「麥康比集團」（McCombie Group），他也把這套作法帶到新公司去。他表示：「不論任何重要文書，我都會先寄給我的合伙人，讓他幫我看看」。麥康比也特別補充，當然自己絕對知道任何的修訂都是對事不對人?！肝覀儠懻撌欠裼懈玫姆椒▉斫忉屇硞€概念，或是怎樣可以更精簡。」
「改善寫作」對于提升麥康比在這個領(lǐng)域的發(fā)言地位有直接幫助，他現(xiàn)在正在寫作一本書，談的就是他這間私募基金公司的利基市場：《家庭辦公室執(zhí)業(yè)者的直接投資指南》（The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments）。
麥康比說：「就算我一開始就知道什么叫良好的商業(yè)寫作，我還是認為成功的關(guān)鍵就在于持續(xù)改進寫作、進步到下一個層次。而且這件事做得愈多，就會覺得愈容易?！?/p>
管理者商務(wù)寫作個案研究 #2：研究好的寫作例子
蒂姆．格羅瓦（Tim Glowa）原本就已經(jīng)是個成功的戰(zhàn)略營銷顧問，但他決定要更上一層樓，他說：「我希望能讓大家認為我是思想的領(lǐng)導(dǎo)者，而為此我必須要培養(yǎng)出某個觀點、再讓大家都注意到這種觀點?！?/p>
格羅瓦知道，想提升專業(yè)聲望，一大利器就在于能寫出聰明、但又容易理解接受的社論和研究報告。當時，他的寫作已經(jīng)在同事與同儕間有很好的風評，但他的經(jīng)驗多半是來自于學(xué)術(shù)寫作，于是他開始閱讀像是《麥肯錫季刊》（McKinsey Quarterly）之類的管理學(xué)類書籍，以熟悉這種風格。格羅瓦表示：「我研究了這些作者如何溝通，再努力讓自己的寫作更直接、更精簡?！?/p>
同時，他也為自己的寫作加進了「列出大綱」的固定流程?，F(xiàn)在，在他下筆寫作報告和備忘錄之前，他會先簡單列出三大主要目標。他說：「你可不能就坐下開始打字，還期望能寫出什么好作品來。這就像是出門散步卻連要去哪都不知道一樣?！?/p>
格羅瓦現(xiàn)在是「Bug Insights」這家行銷分析公司的共同創(chuàng)立人，他相信是這些努力讓他的溝通更為有效，而且改善的不只是較長篇的寫作，就連電子郵件、甚至是語音郵件都有所改善。他說：「這會滲入到我各種溝通的層面?！苟?，他的作品也確實吸引到了某些族群。他有幾篇文章的下載次數(shù)已經(jīng)超過10萬次，而且某家財星50大企業(yè)近來也在內(nèi)部的訓(xùn)練及發(fā)展計劃中使用了一篇他的文章。
格羅瓦對于自己的進步十分滿意，但也說他并不會停止投入更多心力。他說：「你就是得努力才行，想學(xué)好新技巧，就必須好好研究?！?/p>