準備開會的時候，究竟該找誰出席，其實和會議目的一樣重要。與會者太多或太少，最后都可能浪費所有相關人員的時間。以下內容摘自《二十分鐘經理人》系列的Running Meetings，告訴您該找誰出席，才能讓會議最有效率。
通知開會時，很容易找了太多人，畢竟這樣一來就不用費心找出最重要的與會者、不用擔心有人沒收到通知會生氣、能讓所有相關人員共同下決定，而且還不用在開完會后一次又一次將結論通知沒一起開會的人。但還有另一種情況，是找了太少人：你可能只想通知那些你最重視、想聽聽他們意見的一小群人。
然而，開會要真的有效果，就得找到對的人來開會，不能多、也不能少。人如果太多，就很難抓住所有人的注意力，最后什么事都做不成；人如果太少，可能就沒有對的人可以下決定或提供資訊。
思考該找誰與會時，要想想哪些人有助于達成會議目的，哪些人又會因為會議結論受到最大影響，這樣的組合就很有可能提供許多不同觀點?；c時間，有系統(tǒng)列出以下幾種人的名單，就能確保找到合適的開會成員。
-相關議題的主要決策者
-對于討論主題有相關資訊或知識的人
-已投入該議題，或是與議題利害相關的人
-需要知道你報告了什么、才能把手上工作做好的人
-決策后需要靠他們來執(zhí)行的人
可以問問其他有利害關系的人，確定自己這份名單是否適當無誤。其他的利害關系人常常能提醒是否忘了把某種觀點帶到會議上。
然而，列出名單還不代表一定要找他們來開會。究竟實際上該通知誰呢？這里沒有簡單不變的守則，但原則上，小型會議最適合實際做決定或完成某件事；中型會議適合腦力激蕩；大型會議則適合溝通、鼓舞士氣。有些人會大致參考所謂的「8-18-1800」準則：
-如果要解決某個問題或是下決定，與會人數不應超過8人。如果人數過多，就可能有太多不同意見，很難真正處理手上的問題、或是做出決策。
-如果想要頭腦風暴，與會人數則不應超過18人。
-如果會議目的是讓你宣布最新情況，那么不管人數多少，該知道這則消息的人就要找來開會。然而，如果是與會人員每位都要報告最新情況，就該以18人為限。
-如果會議目的就是一場激勵大會，那就邀個1,800人（甚至是以上）吧！
至于名單上那些可能受到會議結論影響的人，如果決定不通知他們來開會，則必須思考如何在會后告知結論重點。