管理的過程從制定目標(biāo)開始，目標(biāo)確定以后，就得考慮必須履行的各種職能；接下來，確定需要完成的工作和分派的職責(zé)。這就意味著有必要知道為完成企業(yè)或組織的目標(biāo)而必須投入多少人力和物質(zhì)資源。因此，在各種職能、人力資源和物質(zhì)資源通過某種或某些部門化方式組合在一種合理的組織架構(gòu)或結(jié)構(gòu)內(nèi)部以后，接下來就開始授權(quán)過程。
授權(quán)是使得管理成為可能的過程。為什么？因?yàn)楣芾硎峭ㄟ^他人來取得結(jié)果的過程。
授權(quán)過程、職權(quán)與責(zé)任
當(dāng)一項(xiàng)工作由一個(gè)人來完成變得過分復(fù)雜、內(nèi)容太多，或工作量太大的時(shí)候，就出現(xiàn)了授權(quán)的需要。我們來設(shè)想一種最簡單的情形：目標(biāo)已經(jīng)確定好，一名管理者只有有限的時(shí)間來實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，而且沒有下屬歸他支配。在資源允許的情況下，該管理者能夠創(chuàng)造新的就業(yè)機(jī)會(huì)，雇用一名員工，把實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的任務(wù)分派給這個(gè)新員工。
為了履行實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的職責(zé)，這名新員工同時(shí)還必須擁有履行職責(zé)的權(quán)力。因此，職權(quán)是在分派職責(zé)的時(shí)候同時(shí)授予的。不過，管理者還得承擔(dān)最終的責(zé)任。通過分派其部分職責(zé)，管理者轉(zhuǎn)移了部分責(zé)任。如果那個(gè)員工沒能按照要求履行職責(zé)，管理者還可以收回職權(quán)。無控制的授權(quán)就是放棄權(quán)力。
在實(shí)踐中，管理過程與授權(quán)過程是同時(shí)進(jìn)行的。由于管理是通過別人來取得結(jié)果，因此授權(quán)能通過分派職責(zé)、授予職權(quán)，并且強(qiáng)迫員工承擔(dān)責(zé)任來方便這個(gè)過程。
授權(quán)過程是按如下方式進(jìn)行的：管理者有一些已經(jīng)確定的目標(biāo)（如預(yù)期結(jié)?果）要在預(yù)算期結(jié)束的時(shí)候?qū)崿F(xiàn)。他（或她）把職責(zé)（如需要履行的義務(wù)）分派?給自己手下的關(guān)鍵員工，并且同時(shí)授予他們相應(yīng)的職權(quán)。如果分派下去的職?責(zé)能夠得到履行的話，那么就等于是實(shí)現(xiàn)了相應(yīng)的目標(biāo)。
然后，管理者與每一個(gè)關(guān)鍵員工一起來制定績?效標(biāo)準(zhǔn)（一項(xiàng)工作完成以后應(yīng)該達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)），績效?標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該由雙方共同來制定，才會(huì)有效。實(shí)質(zhì)上，這些績效標(biāo)準(zhǔn)就成了每一個(gè)關(guān)鍵員工在預(yù)算期內(nèi)?需要承擔(dān)的責(zé)任。成功地達(dá)到這些績效標(biāo)準(zhǔn)，就等?于是分派下去的職責(zé)得到了履行。接下來是對照?績效標(biāo)準(zhǔn)對關(guān)鍵下屬的工作進(jìn)行鑒定，然后是在下?一預(yù)算期開始之前進(jìn)行考評和信息反饋。整個(gè)管?理過程如下圖所示。
授權(quán)存在的風(fēng)險(xiǎn)
全部的管理職責(zé)都需要授權(quán)。不過，這里存在一個(gè)悖論，因?yàn)槭跈?quán)必然會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。有三種授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)，分別是失控、逆向授權(quán)和丟失職位。
失控
管理者在授權(quán)過程中，對正確完成任務(wù)失去了部分控制。經(jīng)歷過諺語“如果你想把事情做好，那么就自己來做”所說的情況的管理者，也許會(huì)覺得“把任務(wù)交給別人去完成，由自己來承擔(dān)最終責(zé)任”是很難行得通的。
成功授權(quán)的關(guān)鍵就是把恰當(dāng)?shù)穆氊?zé)分派給恰當(dāng)?shù)娜?。?dāng)然，在你熟悉他們，并與他們共事之前，你絕不可能知道誰是恰當(dāng)?shù)娜诉x。不過，我們必然能夠現(xiàn)實(shí)地假設(shè)，某個(gè)組織、部門或科室至少有一些有能力、有責(zé)任心并且有熱情的成員。這一假設(shè)是針對這樣一個(gè)事實(shí)：如今，一名管理者幾乎不可能在業(yè)務(wù)上處處都比下屬高明。因管理者授權(quán)失誤而沒有得到有效利用的員工是組織的重大損失，也是對人力資源的浪費(fèi)。
逆向授權(quán)
一個(gè)試圖自己來完成全部工作的管理者需要考慮的一個(gè)重要問題就是，他（或她）的行為不利于他（或她）應(yīng)完成的工作——管理。強(qiáng)調(diào)授權(quán)的管理意義的一個(gè)有趣的比喻，就是“爬在背上的猴子”。管理者花在員工身上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于他們自己朦朧感覺到的時(shí)間。當(dāng)有問題吸引管理者注意力的時(shí)候，就特別容易出現(xiàn)這種現(xiàn)象。管理者對下屬說“請你就這件事寫個(gè)備忘錄交給我”，“讓我考慮考慮再告訴你”，“請告訴我，你能做些什么”這樣的口頭禪，會(huì)導(dǎo)致“猴子”（問題）爬到他的背上。
管理者認(rèn)為應(yīng)該先把完成任務(wù)的職責(zé)分派給員工，等員工遇到麻煩時(shí)再采取下一步措施。這就是逆向授權(quán)。許多員工對此也見怪不怪。自然也有分兩步走有其道理的情況。但是，除非管理者愿意下屬絡(luò)繹不絕地到辦公室來找他，否則他應(yīng)該避免漫不經(jīng)心地重復(fù)那些會(huì)導(dǎo)致員工的問題“爬到他的背上”的話。實(shí)際上，這個(gè)授權(quán)原則就是管理者不能推卸責(zé)任。
解決這類問題的方法，就是鼓勵(lì)員工發(fā)揮自己的主動(dòng)性。員工不應(yīng)該被迫等待別人告訴他們?nèi)プ鍪裁矗膊粦?yīng)該被迫要活干。他們應(yīng)該去完成已經(jīng)分派給他們的任務(wù)。管理者通過承擔(dān)該自己負(fù)的職責(zé)來增加可自由支配的管理時(shí)間，并且還能夠處理非他處理不可的問題。發(fā)揮員工主動(dòng)性早巳是培育新一代能干的管理者的方法之一。
丟失職位
以上的討論使我們注意到另一個(gè)從管理者角度來看的授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。是否有可能授權(quán)過頭？假設(shè)一個(gè)下屬積極發(fā)揮自己的主動(dòng)性，以至于儼然成了上司的上司。對于管理者來說，這是一個(gè)頗具威脅的問題。這樣的下屬非常幸運(yùn)，如果他（或她）因?yàn)槌浞职l(fā)揮主動(dòng)性而獲得了晉升。但是，如果他（或她）的晉升意味著從事管理工作的話，其結(jié)果會(huì)怎么樣呢？
管理學(xué)家大多贊同在能夠提高群體績效的前提下，員工應(yīng)該有機(jī)會(huì)承擔(dān)盡可能多的職責(zé)。管理者應(yīng)該盡量相應(yīng)地獎(jiǎng)勵(lì)員工，即便這意味著幫助員工在本組織以外謀到更好的職位。
在現(xiàn)實(shí)生活中，我們都曾經(jīng)聽說過某某人覺得自己比上司能力強(qiáng)的故事。因此，管理者保護(hù)自己的職位不受威脅的最好辦法似乎是做一名優(yōu)秀的管理者，為自己的晉升做好準(zhǔn)備。
授權(quán)的技巧
授權(quán)藝術(shù)往往取決于特定的情景。計(jì)劃在變化，人員在變動(dòng)，但這并不意味著下屬應(yīng)該每天被動(dòng)地等待通知，也不是說不存在某些能夠方便授權(quán)過程、被普遍接受的技巧。許多技巧是以“要”和“不要”的形式提出來的。在文末，我們將進(jìn)行詳細(xì)介紹。
職責(zé)和職權(quán)的界定
對職責(zé)和履行職責(zé)的權(quán)力進(jìn)行明確界定，這是授權(quán)藝術(shù)的基礎(chǔ)。只要可能，對職責(zé)應(yīng)該進(jìn)行書面陳述。接受職責(zé)的員工應(yīng)該清楚地了解自己的工作如何適應(yīng)全局的工作，以及自己的工作為什么重要等問題。管理者也應(yīng)該鼓勵(lì)下屬提問，并且耐心地回答；還應(yīng)該表現(xiàn)出對下屬的信心和信任，允許下屬在不必過度報(bào)告、不經(jīng)常接受檢查和其他形式的過分控制的情況下去追求目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而營造一種有助于建立有效的工作關(guān)系的氛圍。
績效考評
員工一旦理解了本職工作以后,就有權(quán)知道考評工作績效的方法。我們已經(jīng)提到過管理過程中的這個(gè)環(huán)節(jié)。
一般來說，過了一段時(shí)間，管理者總合乎情理地想看到他們所希望或非正式接受的各種類型和水平的工作績效。事實(shí)上，低要求往往會(huì)導(dǎo)致低績效，而高要求則會(huì)促成高績效。不能抵制低于預(yù)期水平的績效，就等于承認(rèn)低績效是可以接受的。高要求意味著制定具有挑戰(zhàn)性、但可望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。注意力應(yīng)該集中于催人奮進(jìn)、但又可望獲得的結(jié)果。
管理者應(yīng)該建立一個(gè)確定目標(biāo)的方法體系，并且規(guī)定一套定期報(bào)告目標(biāo)實(shí)現(xiàn)進(jìn)度的程序。對經(jīng)驗(yàn)不足的員工,更應(yīng)該經(jīng)常關(guān)心和過問；可能的話，還應(yīng)該要求他們經(jīng)常匯報(bào)工作。管理者一旦作出授權(quán)決定，就應(yīng)該避免反復(fù)無常。反復(fù)無常只會(huì)導(dǎo)致下屬無所適從、停滯不前。
適可而止
當(dāng)下屬不希望多承擔(dān)職責(zé)的時(shí)候，就不應(yīng)該繼續(xù)授權(quán)，這似乎是不言自明的道理。了解誰希望承擔(dān)更大的職責(zé)或希望得到提拔，就如同了解誰勝任工作一樣重要。對于因渴望承擔(dān)更大的職責(zé)和得到更多的承認(rèn)而獲得成功的主管來說，往往很難理解別人缺乏工作動(dòng)機(jī)。
從本質(zhì)上講，管理者與員工之間的關(guān)系是一種相互依存的關(guān)系。授權(quán)的一個(gè)主要目的就是減少對管理者的依賴，而管理者有一定的責(zé)任對員工進(jìn)行授權(quán)。管理者有責(zé)任幫助員工發(fā)現(xiàn)為履行未來的職責(zé)而提高能力的最佳方法。
管理者可以通過授權(quán)來幫助員工成長，并且正確地利用授權(quán)藝術(shù)。管理者能夠通過有效的授權(quán)來成倍提高自己的效率，并且通過他人來獲得預(yù)期的結(jié)果。
權(quán)責(zé)對等
組織和管理的一條重要原則就是權(quán)責(zé)應(yīng)該對等。這條原則就叫做“權(quán)責(zé)對等原則”，它能確保以最低限度的挫折來完成工作。管理者如果不能做到權(quán)責(zé)對等，那么會(huì)導(dǎo)致員工不滿，通常會(huì)浪費(fèi)精力和資源。
等級原則
這個(gè)概念通常與指揮鏈有關(guān)。其含義是在組織內(nèi)部應(yīng)該對職權(quán)進(jìn)行明確的界定，組織內(nèi)部的職權(quán)必須沿著指揮鏈由最高層向最基層逐級單向行使。組織內(nèi)部的溝通要通過正規(guī)渠道來進(jìn)行。遵循這條原則通常就能夠理順組織內(nèi)部的各種關(guān)系，減少混亂，并改進(jìn)決策程序。
務(wù)請記?。?/p>
授權(quán)就是使管理成為可能的過程，因?yàn)楣芾肀旧硎峭ㄟ^他人來取得結(jié)果的過程。理解授權(quán)過程，就需要貫徹關(guān)于職責(zé)、職權(quán)和責(zé)任的原則，并且理解指揮鏈（等級原則）概念。
關(guān)于授權(quán)的“十要”和“六不要”
“十要”
1.授權(quán)程序要盡可能簡明、直接，指示應(yīng)該準(zhǔn)確無誤。
2.要說明每項(xiàng)授權(quán)如何符合組織的目標(biāo)。
3.要與員工共同制定績效標(biāo)準(zhǔn)。
4.要對預(yù)期結(jié)果進(jìn)行闡明。
5.要對員工可能提出的問題進(jìn)行預(yù)測，并且妥善回答他們提出的問題。
6.要對反復(fù)出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論。
7.要了解員工關(guān)于完成本職工作的想法。
8.要正面肯定，持支持態(tài)度，并表示信任。
9.要賞識員工出眾的表現(xiàn)。
10.要說話算數(shù)。
“六不要”
1.不要威脅下屬。有效的授權(quán)更依賴領(lǐng)導(dǎo)技能，而不是職權(quán)。
2.不要采取屈尊的態(tài)度。
3.不要只作干巴巴的回答，應(yīng)該向員工說明怎樣做，為什么要這樣做。
4.不要對問題反應(yīng)過度。
5.不要當(dāng)著別人的面批評員工。
6.不要過分檢查工作進(jìn)度。