特倫斯?布萊克是得克薩斯醫(yī)學(xué)會(huì)（TMA–America）的總裁，并專門負(fù)責(zé)全球化業(yè)務(wù)。他為虛擬團(tuán)隊(duì)的管理者提出了下列建議。
虛擬一詞用于描述團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，并不是什么好事。這意味著其工作形式近乎是團(tuán)隊(duì)合作，但又不全是。虛擬與“近乎”、“接近”或“近似于”相對(duì)應(yīng)。正如一位智者所說：”如果你想得到虛擬的結(jié)果，那就創(chuàng)建一支虛擬的團(tuán)隊(duì)吧?！绷硪环矫?，如果把它視為需要花費(fèi)更多的努力在虛擬團(tuán)隊(duì)中實(shí)現(xiàn)真正的團(tuán)隊(duì)合作，這又是個(gè)好詞。有哪些原則可以幫助你做到這一點(diǎn)？
1.積極主動(dòng)。我們談到“虛擬”團(tuán)隊(duì)（VT）時(shí)，往往把它們看成同一類型，但每一個(gè)虛擬團(tuán)隊(duì)都會(huì)面對(duì)自己獨(dú)特的挑戰(zhàn)。有些存在很高的文化多樣性，另一些則更具有同質(zhì)性。有些使用一種主要技術(shù)來實(shí)現(xiàn)合作，而另一些則使用多種技術(shù)的組合。有些存在的時(shí)間很短，目的在于解決當(dāng)前問題，另一些則是長期的戰(zhàn)略性團(tuán)隊(duì)。有些是跨時(shí)區(qū)的，另一些則不。了解最有可能出現(xiàn)的挑戰(zhàn)，你就能采取主動(dòng)并提高團(tuán)隊(duì)的信心。信心是虛擬團(tuán)隊(duì)績效的基石。
2.關(guān)注關(guān)系，先于關(guān)注任務(wù)。從一開始，團(tuán)隊(duì)溝通就應(yīng)當(dāng)包含有“增進(jìn)對(duì)你的了解”這一重要部分。他們也應(yīng)當(dāng)表現(xiàn)出熱情和樂觀主義。成員應(yīng)當(dāng)感到，自己受到的重視不僅是因?yàn)樽隽耸裁?，也因?yàn)樽约簜€(gè)人的價(jià)值。他們需要有相互聯(lián)系、相互抱團(tuán)的感覺。在虛擬團(tuán)隊(duì)中，要么一開始就建立起信任，要么從來不相互信任。有位團(tuán)隊(duì)管理專家曾說：“虛擬團(tuán)隊(duì)高度依賴于信任，卻在不支持信任關(guān)系建立的條件下運(yùn)作?！毙湃瓮⒃诟兄降南嗨菩灾?，但距離的存在增加了這一過程的難度。誤解的可能性同時(shí)增加了。良好意愿和敬業(yè)精神有助于解決大部分問題。孤立感和疏遠(yuǎn)感會(huì)產(chǎn)生問題。因此需要先建立聯(lián)系，然后再合作。
3.從一開始就保證清晰明了、關(guān)注點(diǎn)集中。將最初一段時(shí)間用于闡明團(tuán)隊(duì)的工作意圖、角色和責(zé)任。當(dāng)遠(yuǎn)距離工作時(shí)，存在大量的不確定性，不需要再加上模糊和混亂。清楚的工作意圖和職責(zé)會(huì)提高團(tuán)隊(duì)凝聚力。將工作意圖和總體職責(zé)轉(zhuǎn)變?yōu)榫唧w的目標(biāo)和任務(wù)，使每個(gè)人都知道工作期望、由誰完成以及何時(shí)完成。虛擬團(tuán)隊(duì)中很容易出現(xiàn)“關(guān)注點(diǎn)游離不定”和零散的任務(wù)安排的問題，因此有必要不斷就工作意圖、目標(biāo)等項(xiàng)目提醒團(tuán)隊(duì)成員。
4.建立秩序感和預(yù)測(cè)能力。在一個(gè)期望我們擁抱混亂的世界中，“秩序”和“預(yù)測(cè)能力”似乎已經(jīng)過時(shí)了，但它們對(duì)于虛擬團(tuán)隊(duì)的成功是至關(guān)重要的。不確定性會(huì)導(dǎo)致緊張、擔(dān)憂和冷漠。結(jié)果會(huì)產(chǎn)生一個(gè)激勵(lì)水平低下、生產(chǎn)無效率的團(tuán)隊(duì)。運(yùn)用常見的團(tuán)隊(duì)工具、模板和流程；事先確定一起溝通的時(shí)間，定期檢查團(tuán)隊(duì)成員的工作，而不是進(jìn)行事必躬親式的管理，平易近人，并成為整個(gè)團(tuán)隊(duì)的基點(diǎn)。共享的期望是聯(lián)結(jié)不同思想的心理紐帶。
5.成為一名頭腦冷靜、客觀的問題解決者。虛擬團(tuán)隊(duì)的問題看上去可能要比實(shí)際嚴(yán)重：人們的孤立感會(huì)使其喪失理解力。當(dāng)面對(duì)面工作時(shí)，一些小問題會(huì)很快化解，而在虛擬團(tuán)隊(duì)中則往往會(huì)慢慢膨脹，變成個(gè)人偏執(zhí)和不信任。你應(yīng)當(dāng)建立起完全公正的個(gè)人形象；不要厚此薄彼；不要給某人過多的責(zé)任，而讓另一些人無所事事。你也應(yīng)當(dāng)保持實(shí)事求是的態(tài)度。如果有問題，保持冷靜，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)尋找實(shí)際的解決方案，并且與團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常交流?？只攀且环N病毒，會(huì)在沉默、孤立的空間里快速繁殖。
6.形成全體共享的運(yùn)作協(xié)議。為了減少不確定性和模糊狀態(tài)的威脅，需要快速啟用一些常見做法和流程（即運(yùn)作協(xié)議）。這些協(xié)議使團(tuán)隊(duì)形成全體共享的思維模型，支持其作為一個(gè)整體來運(yùn)作。典型的運(yùn)作協(xié)議應(yīng)當(dāng)包括以下領(lǐng)域：計(jì)劃、決策、溝通和合作方式。團(tuán)隊(duì)章程作為一個(gè)共同的參照點(diǎn)，有助于新團(tuán)隊(duì)成員的定位。要在團(tuán)隊(duì)“會(huì)議”中花些時(shí)間來回顧現(xiàn)有運(yùn)作協(xié)議的實(shí)施效果如何。
7.對(duì)團(tuán)隊(duì)成員給予個(gè)人關(guān)注。就像你在一個(gè)面對(duì)面的團(tuán)隊(duì)中一樣，分配一定的時(shí)間用于與個(gè)人“會(huì)面”。發(fā)現(xiàn)他或她對(duì)事情的感覺，使每個(gè)成員都有機(jī)會(huì)來分享個(gè)人成功、挑戰(zhàn)、需要和欲望。在強(qiáng)調(diào)共同的任務(wù)和問題解決的團(tuán)隊(duì)“會(huì)議”中，做到這一點(diǎn)可能是困難的。與那些在路上、在家里和距離遙遠(yuǎn)的辦公室中的成員，建立起情感上的共鳴。傾聽、關(guān)懷、同情、認(rèn)同——它們花費(fèi)極少，卻會(huì)使每個(gè)人受益無窮。
8.尊重虛擬環(huán)境下的挑戰(zhàn)。我曾一度住在一艘船上，我很快就學(xué)到了尊重自然的力量——風(fēng)、潮水、巨浪、雨、冰和干旱。我必須密切關(guān)注這些因素，否則它們會(huì)讓我下沉、淹沒我，或者使我的船擱淺。人們總是想要將在一個(gè)環(huán)境下形成的習(xí)慣（如陸地、面對(duì)面的團(tuán)隊(duì)合作）帶到另一個(gè)環(huán)境（如河流、遠(yuǎn)距離工作）。我們必須認(rèn)識(shí)到存在的差異及適應(yīng)它。傾聽、情感共鳴、溝通、協(xié)調(diào)、建立聯(lián)系、保持活力，使所有需要強(qiáng)化的項(xiàng)目成為可能。
9.認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有技術(shù)的局限性。除非必須，否則不要試圖以虛擬團(tuán)隊(duì)方式來完成每一項(xiàng)工作。有時(shí)，團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目極為復(fù)雜，不論他們?cè)谝曨l或遠(yuǎn)程會(huì)議中花費(fèi)多長時(shí)間，都是不夠的。有時(shí)候，把人們聚在一起待幾天時(shí)間，可能會(huì)有相當(dāng)大的好處。永遠(yuǎn)不要假設(shè)，因?yàn)槟闼O(shè)計(jì)的是“虛擬團(tuán)隊(duì)”，你必須總是以這種模式來工作。關(guān)注整個(gè)項(xiàng)目生命周期的成本/收益關(guān)系。技術(shù)是一種工具，而所有的工具都僅僅適用于一定的任務(wù)范圍。
10.保持對(duì)人的關(guān)注。距離使我們看不見、摸不著對(duì)方，可能會(huì)導(dǎo)致對(duì)人的抽象。永遠(yuǎn)不要忘記，你的虛擬團(tuán)隊(duì)成員是人，他們有著同樣的個(gè)人需要——需要有歸屬感、意義、個(gè)人成就和社會(huì)承認(rèn)；有挫折、憤怒、興奮、厭倦和疏離感；承受著政治壓力和個(gè)人壓力?？纯茨阍趯?shí)際的工作環(huán)境下、那些使團(tuán)隊(duì)良好共事的特性，比如正式的會(huì)議室、非正式空間、咖啡間，再看看你能做些什么來提高虛擬工作環(huán)境中的人性化程度，比如團(tuán)隊(duì)照片和個(gè)人簡歷、公告欄、聊天區(qū)等。
運(yùn)用這些虛擬團(tuán)隊(duì)管理原則，將有助于你避免采用“近乎”和“近似于”團(tuán)隊(duì)合作的工作方式。虛擬團(tuán)隊(duì)的數(shù)量很快會(huì)增加，我們中的很多人需要重新學(xué)習(xí)進(jìn)行遠(yuǎn)距離管理的技能。