會(huì)議是組織生活中的一種現(xiàn)實(shí)存在。很難想象領(lǐng)導(dǎo)者能夠（或者應(yīng)該）避免它，特別是在群體、委員會(huì)或團(tuán)隊(duì)有較多任務(wù)或高的橫向相互依賴性時(shí)。良好規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)有方的會(huì)議是一種完成多樣化目標(biāo)的有益機(jī)制，同時(shí)，它也是工作群體內(nèi)部、群體之間或志愿者組織之間交換信息和保持公開(kāi)溝通渠道的重要方式。
盡管會(huì)議有多種好處，但它們也花費(fèi)時(shí)間和金錢。在美國(guó)，僅每年的公司會(huì)議開(kāi)支一項(xiàng)就達(dá)到數(shù)十億美元。此外，不必要的或無(wú)效率的會(huì)議可能令人沮喪，并且往往導(dǎo)致與會(huì)者的不滿。考慮到會(huì)議所需的時(shí)間和金錢投資，管理者有責(zé)任使它們盡可能有效果。管理學(xué)者古斯和肖提出了7個(gè)召開(kāi)會(huì)議的小竅門，在下面幾段中將逐一討論。
1.確定召開(kāi)會(huì)議的必要性
召開(kāi)會(huì)議的最重要步驟，大概就是花時(shí)間來(lái)確定是否真的有必要開(kāi)會(huì)。評(píng)估是否需要召開(kāi)會(huì)議，就是評(píng)估這次會(huì)議可以獲得什么成果。只有在潛在收益大于潛在成本時(shí)，才有必要召開(kāi)會(huì)議。在評(píng)估過(guò)程中，盡可能事先了解其他與會(huì)者的意見(jiàn)。此外，如果會(huì)議是定期舉行的，你應(yīng)當(dāng)在每次會(huì)議中都安排重要事務(wù)。否則，可以考慮降低會(huì)議的召開(kāi)頻率。
2.列出目標(biāo)
一旦確定有必要召開(kāi)會(huì)議，你就應(yīng)當(dāng)按順序列出會(huì)議目標(biāo)并制訂實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的計(jì)劃。將你希望在會(huì)議中達(dá)到的目標(biāo)按重要性排序。指出預(yù)計(jì)在每項(xiàng)議程上花費(fèi)的大致時(shí)間也會(huì)有所幫助。最后，事先將會(huì)議議程和擬探討的問(wèn)題告知與會(huì)者，同時(shí)讓他們知道還有哪些人會(huì)參加。
3.嚴(yán)格遵照會(huì)議議程
一旦會(huì)議開(kāi)始，管理者堅(jiān)持遵守議程安排是十分重要的。群體很容易轉(zhuǎn)移目標(biāo)，談話內(nèi)容可能離題萬(wàn)里，或者講些友善和氣的故事。盡管你應(yīng)當(dāng)設(shè)法保持一種合作、自在的會(huì)議氣氛，但會(huì)議中寧可過(guò)于講條理、公事公辦，也不應(yīng)讓會(huì)議流于松懈、自由放任。如果一些事重要到足以被列入會(huì)議議程，那就確保在會(huì)議中安排討論這些問(wèn)題的時(shí)間。
4.事先提供相關(guān)資料
除了制定會(huì)議議程，如果領(lǐng)導(dǎo)者也能事先向其他與會(huì)者提供相關(guān)報(bào)告或支持材料，會(huì)議往往會(huì)更加有效。在會(huì)議期間派發(fā)材料、等待人們閱讀這些材料，都是在浪費(fèi)寶貴的時(shí)間。如果你提前將材料發(fā)給與會(huì)者，大部分人會(huì)事先準(zhǔn)備、閱讀相關(guān)材料。幾乎每個(gè)人都會(huì)對(duì)延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間、將本可以提前做好的事放在會(huì)議期間來(lái)做表示不滿。類似地，你需要事先準(zhǔn)備好你在會(huì)議中的演示材料。如果你在會(huì)前不提供報(bào)告的正文，那么提供演示文稿的摘要以便會(huì)議期間做筆記，也將是有益的做法。最后一點(diǎn)，要確保你提供了準(zhǔn)確無(wú)誤的信息。
5.為與會(huì)者提供方便
使會(huì)議收益最大化的另一種方式是，盡可能挑選對(duì)所有與會(huì)者都很方便的時(shí)間和地點(diǎn)。除了能提高會(huì)議出席率，這么做還能使關(guān)鍵與會(huì)者免受其他緊迫問(wèn)題的干擾。同樣，選擇與會(huì)者認(rèn)為方便的、與會(huì)議性質(zhì)相匹配的地點(diǎn)一定要考慮以下問(wèn)題，比如，你是否需要會(huì)議桌（所有的與會(huì)者可以圍坐在桌旁)，黑板、投影儀或類似的可視設(shè)備，咖啡或其他點(diǎn)心，以及如何找到會(huì)議地點(diǎn)的指示圖。并且，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，因?yàn)榈却t到者是對(duì)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)者的不公，而且，這會(huì)發(fā)出關(guān)于會(huì)議嚴(yán)肅性的錯(cuò)誤信息。你也要預(yù)先計(jì)劃、宣布會(huì)議的時(shí)間限制，并堅(jiān)持遵守這一時(shí)間表。
6.鼓勵(lì)參與
領(lǐng)導(dǎo)者有責(zé)任鼓勵(lì)參與，與會(huì)的每個(gè)人都應(yīng)當(dāng)有機(jī)會(huì)發(fā)言，并感到自己對(duì)會(huì)議成果有所貢獻(xiàn)。在某些情況下，你需要請(qǐng)不愛(ài)發(fā)言的與會(huì)者參與，因?yàn)槿绻袡C(jī)會(huì)，這些成員往往會(huì)為群體提供有價(jià)值的建議。此外，確保不愛(ài)發(fā)言的成員參與使你不會(huì)將一些人的安靜理解為贊同或認(rèn)可。同樣，有時(shí)你需要縮短那些愛(ài)說(shuō)話、樂(lè)于直言的與會(huì)者的發(fā)言。你只需指出群體已經(jīng)充分了解他們的立場(chǎng)，此時(shí)聽(tīng)取別人的意見(jiàn)也會(huì)有所幫助，這樣就能不失尊重地做到這一點(diǎn)。通過(guò)提供群體討論的中期總結(jié)，你也可以鼓勵(lì)有效參與。
7.會(huì)議記錄
在會(huì)議期間，你可能清楚了解所討論的觀點(diǎn)、各種決策或采取的行動(dòng)。但不要過(guò)分信任你的記憶力，以為這些信息都會(huì)保存下來(lái)。花幾分鐘來(lái)記錄，這樣你和其他人就能重構(gòu)與會(huì)者當(dāng)時(shí)的想法，以及你（或者為什么不）采取某種行動(dòng)的原因。記錄下決策和將要采取的行動(dòng)，包括誰(shuí)對(duì)此負(fù)有責(zé)任、任務(wù)完成的時(shí)間期限，這種記錄對(duì)于準(zhǔn)備未來(lái)的會(huì)議議程也是很有幫助的。
遵循上面的簡(jiǎn)單步驟，領(lǐng)導(dǎo)者和追隨者都能從會(huì)議中獲益更多，同時(shí)，會(huì)議也會(huì)更有條理、更有效。