1.即時(shí)信息
提供背景脈絡(luò)資訊
你覺得十萬火急而且了若指掌的事，對(duì)別人來說可能不是如此。請(qǐng)盡量提供適當(dāng)而且足夠的背景脈絡(luò)資訊，才能讓雙方討論沒有障礙：「我現(xiàn)在正在把訂單收尾定案，你記不記得Acme公司的聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)人叫什么名字？」「我在做公司簡(jiǎn)報(bào)，你記不記得我們?nèi)ツ晷缕噶硕嗌偃?？」「我在決定交通方式，你會(huì)跟我們一起去吃午餐嗎？」
問題不要超過三個(gè)
要記得，即時(shí)信息是用來得到立即的答案、讓事情繼續(xù)，而不是拿來討論合作的工具。如果后續(xù)的問題會(huì)超過兩個(gè)，還是打電話吧。
2.手寫便條
如果是當(dāng)作需求建議書（RFP）、在訪談或面試后要再有個(gè)追蹤，或是特別感謝某個(gè)同仁組員，傳統(tǒng)的手寫便條會(huì)是個(gè)好選擇，而且通常這時(shí)候并不需期待對(duì)方有所回應(yīng)。便條可以吸引對(duì)方的注意力、得到競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，并且?guī)砬楦羞B結(jié)。一張手寫的「會(huì)開得太棒了！」便利貼，效果可能會(huì)遠(yuǎn)比電子郵件來得更長(zhǎng)久。而且，便條的說服力可能超乎想像，提醒的效果也比較高（特別是親手送達(dá)的話）。但當(dāng)然還是要有限度，真正特殊的時(shí)候才手寫便條，可別在平常就把別人的桌子給貼滿了。也要記得：
字跡必須清楚易讀
盡可能寫得清楚明白，也就是該簡(jiǎn)短一點(diǎn)。
該寫就立刻寫
有些人想有更正式的回應(yīng)，于是覺得不該現(xiàn)在寫便條。但在這種情況，手寫便條可以做為開場(chǎng)，像是「很快會(huì)送上正式謝函」，就能很得體地抓住別人的注意力。（但可別忘了真的要送正式謝函。）
3.電話
如果要講的事很多、或是牽涉到敏感話題，與其用電子郵件不斷往返，還不如用電話快速講一講、或是直接見個(gè)面。而如果需要多方參與，這時(shí)候可能就該安排更有架構(gòu)組織的會(huì)議或是電話會(huì)議。打電話、見面或開會(huì)溝通要順暢，有以下秘訣：
讓對(duì)方有足夠準(zhǔn)備時(shí)間
要讓對(duì)方有時(shí)間想好完整的回應(yīng)，也要有充分的發(fā)言時(shí)間。如果對(duì)方正在趕截止期限，或是正要去見客戶，最好晚點(diǎn)再談。
提供背景脈絡(luò)資訊
想讓對(duì)方快速進(jìn)入狀況，通常需要提供人、事、時(shí)、地、原因等資訊。這和寫信的時(shí)候不太一樣，講話反而可以有更多發(fā)揮空間。
4.電子郵件
慎選收件人
在「收件者」和「副本」這兩欄要放對(duì)人。那些該知道情況、但不需要有動(dòng)作或回應(yīng)的，就該放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」這個(gè)功能，這無疑是最常被濫用的電子郵件功能之一。只有在回信內(nèi)容真的和信件串所有人都相關(guān)的時(shí)候，才能使用。
編寫信件主旨的時(shí)候，請(qǐng)考慮「未來能夠搜尋」
這種事總會(huì)發(fā)生，所以信件主旨最好能把該做什么事、截止日期都放進(jìn)去。我們有一位客戶，就會(huì)在主旨開頭寫上「IO」（InformationOnly，僅供參考）或是「AR」（ActionRequired，需要行動(dòng)），像是這樣：「IO：第一季摘要報(bào)告。」你也可以自由把主旨修改成信件串當(dāng)時(shí)需要的格式，像是如果已經(jīng)完成了「會(huì)議摘要」，就能把主旨改成「下一階段任務(wù)于周四前完成?！?/p>
抓住重點(diǎn)
在信件開頭，記得先用兩句話簡(jiǎn)單扼要寫出重點(diǎn)。像是「我不確定下一步該做什么，可以請(qǐng)你在明天下午三點(diǎn)幫我審一下這個(gè)新提案嗎？」，接著再談細(xì)節(jié)。因?yàn)槟悴荒艽_定對(duì)方讀信的時(shí)候是不是電話講到一半、或者只是用開會(huì)空檔讀信，所以重點(diǎn)務(wù)必清楚。
簡(jiǎn)要為上
電子郵件太長(zhǎng)，就會(huì)讓人很有壓力，在智能手機(jī)的熒幕尤然。枝微末節(jié)的資訊就該省掉，好讓重點(diǎn)信息能更突出。
在今天的職場(chǎng)上，「能夠順利傳達(dá)重點(diǎn)」的必要性愈來愈高，而這也代表必須對(duì)自己選擇的溝通方式負(fù)責(zé)，包括溝通用的形式、以及溝通時(shí)的用字。別忘了，講到商業(yè)寫作，重點(diǎn)是要得到所需要的回應(yīng)。盡量讓對(duì)方容易回覆，就能帶來雙贏。