我在擔(dān)任咨詢(xún)顧問(wèn)時(shí)，一直為簡(jiǎn)報(bào)中的「大揭露」傾向感到內(nèi)疚，這種傾向讓簡(jiǎn)報(bào)者總想把關(guān)鍵的發(fā)現(xiàn)結(jié)果留到最后關(guān)頭才揭露，期待令觀眾滿意又敬畏的時(shí)刻。我的團(tuán)隊(duì)和我會(huì)孜孜不倦地工作，針對(duì)某個(gè)企業(yè)組織的問(wèn)題，努力找出正確的答案。我們會(huì)制作復(fù)雜精細(xì)的簡(jiǎn)報(bào)，直到與顧客開(kāi)會(huì)前的幾分鐘或幾小時(shí)還在修改，務(wù)求盡善盡美。接著，我們會(huì)得意洋洋地走進(jìn)會(huì)議室，手上抱著一大疊通常才剛從打印機(jī)里打出來(lái)、余溫猶存的PowerPoint投影片。
但是不論簡(jiǎn)報(bào)表面上看來(lái)有多完美，我們?cè)跁?huì)議室里經(jīng)常會(huì)碰到重大問(wèn)題。這些片面的解說(shuō)往往會(huì)導(dǎo)致貧乏的對(duì)話。此外，這種情況也會(huì)使我們做為團(tuán)隊(duì)、同事和客戶(hù)顧問(wèn)的效用打折扣。
揭露真相總是等到最后一刻，這種本質(zhì)意味著我們的顧客（或聽(tīng)取我們簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員）沒(méi)有時(shí)間充分了解信息，而且沒(méi)有做好參與討論的準(zhǔn)備。這導(dǎo)致我們的問(wèn)題解決過(guò)程、乃至于我們的解決方法更糟糕。集體智慧往往勝過(guò)個(gè)人智慧，顧客和團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)一步反思后所能補(bǔ)充的見(jiàn)解，會(huì)大幅提升我們的成果。
大揭露──特別是如果沒(méi)有伴隨和顧客團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行詳細(xì)的會(huì)前討論──也會(huì)使我們犯下人際關(guān)系和組織上的錯(cuò)誤。團(tuán)隊(duì)成員第一次看到爭(zhēng)議性的解決方案，會(huì)變得懷有戒心。我們會(huì)錯(cuò)失問(wèn)題、或是已經(jīng)試過(guò)但以失敗告終的解決方案，而且如果有人在我們作簡(jiǎn)報(bào)時(shí)提到這些，我們到頭來(lái)會(huì)分心和困惑。
當(dāng)我們獨(dú)自建立一個(gè)完美的解決方案，并讓它成為「我們」要以簡(jiǎn)報(bào)呈現(xiàn)的解決方案時(shí)，我們會(huì)忽略一項(xiàng)事實(shí)：每個(gè)人都需要獨(dú)立得出結(jié)論，才能夠真正了解它、相信它，并愿意努力加以執(zhí)行。
而且老實(shí)說(shuō)，完全仰賴(lài)簡(jiǎn)報(bào)，會(huì)促成無(wú)聊的會(huì)議，沒(méi)有人想要坐著聽(tīng)另一個(gè)人連續(xù)簡(jiǎn)報(bào)幾小時(shí)，大家想要提問(wèn)題，并提出自己的見(jiàn)解。他們想要解決和辯論問(wèn)題。
我們?nèi)际煜み@些議題，但還是有很多人持續(xù)保有「大揭露」簡(jiǎn)報(bào)風(fēng)格的習(xí)性。如果我們想要鼓勵(lì)對(duì)話而非簡(jiǎn)報(bào)，有效的做法是什么？
首先，與觀眾里的重要成員認(rèn)真合作草擬資料。要著手解決問(wèn)題，最好的方式通常是和所有的相關(guān)人員先進(jìn)行討論，看他們對(duì)問(wèn)題以及可能起作用的結(jié)果有何想法。這有助于讓種類(lèi)最廣泛的主題浮上臺(tái)面，并讓每個(gè)人覺(jué)得團(tuán)隊(duì)有聆聽(tīng)和包容他們。接著，當(dāng)解決問(wèn)題的過(guò)程逐步發(fā)展時(shí)，與這些團(tuán)隊(duì)成員在關(guān)鍵的檢查點(diǎn)上持續(xù)合作，以檢討最新信息，并取得他們的看法。在整個(gè)過(guò)程中讓他們充分知情，這樣到最后時(shí)，會(huì)議室里就沒(méi)有令人詫異的事。
其次，設(shè)計(jì)出能吸引人們提出見(jiàn)解和進(jìn)行討論的簡(jiǎn)報(bào)。就大多數(shù)會(huì)議來(lái)說(shuō)，你想要的簡(jiǎn)報(bào)，是擁有充分的細(xì)節(jié)讓人事先閱讀和了解。你想要在大多數(shù)頁(yè)面上納入重要見(jiàn)解，再加上對(duì)外提出、供人討論的問(wèn)題，讓讀者對(duì)產(chǎn)生作用的議題持續(xù)進(jìn)行批判思考。最后，使用「關(guān)鍵警語(yǔ)至上」（punch line first）的溝通，如果你用列出關(guān)鍵結(jié)論的執(zhí)行摘要來(lái)展開(kāi)簡(jiǎn)報(bào)，你的同僚會(huì)記住那些結(jié)論，并在整個(gè)簡(jiǎn)報(bào)過(guò)程中遇到更深入的資訊時(shí)，測(cè)試它們。
第三，早早在進(jìn)行任何團(tuán)隊(duì)討論之間寄發(fā)「最終」資料，要求與會(huì)者事先閱讀。如果你帶著一疊才剛印好、沒(méi)有人看過(guò)的投影片出席會(huì)議，大部分深思熟慮的人會(huì)花時(shí)間在會(huì)議上試著閱讀和吸收資料，即使你正在親自詳細(xì)說(shuō)明這份資料。這種做法特別適用于個(gè)性?xún)?nèi)向者，以及偏好有時(shí)間吸收信息再加以談?wù)摬⑻岢霰旧斫Y(jié)論的人們。要求預(yù)先閱讀并給人幾天時(shí)間看完，能保證每個(gè)人都有機(jī)會(huì)在會(huì)議召開(kāi)前充分思考簡(jiǎn)報(bào)。
第四，避免逐頁(yè)說(shuō)明任何文件，并將領(lǐng)導(dǎo)各部分討論的責(zé)任分散。如果每個(gè)人都有準(zhǔn)備，他們會(huì)更了解情況。但如果你試著費(fèi)力地念每一個(gè)字，他們也會(huì)疏離分心。最好的方法是指派某人促進(jìn)對(duì)話，然后讓那個(gè)人或其他人討論執(zhí)行摘要、任何內(nèi)文中的關(guān)鍵構(gòu)想，并開(kāi)放對(duì)談。這樣一來(lái)，你遞送的簡(jiǎn)報(bào)或文件就成為對(duì)話重點(diǎn)的一項(xiàng)參考。當(dāng)協(xié)助說(shuō)明關(guān)鍵事實(shí)的是幾個(gè)人而非單一簡(jiǎn)報(bào)者時(shí)，這種建立包容討論環(huán)境的做法，甚至更管用。
最后，指派引言人從整個(gè)團(tuán)隊(duì)汲取意見(jiàn)和問(wèn)題。如果有一、兩個(gè)人主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目或是被視為會(huì)議室中的資深人員或領(lǐng)導(dǎo)人，那就讓他們向團(tuán)隊(duì)提問(wèn)題，并確保每個(gè)人的意見(jiàn)都獲得聽(tīng)取。這可以采制式做法，也就是逐一調(diào)查每個(gè)人的關(guān)鍵結(jié)論；或是通過(guò)熟練的引言人，使過(guò)程能夠更自由順暢，在對(duì)話進(jìn)行時(shí)取得各派人馬的意見(jiàn)。
當(dāng)與會(huì)者投入時(shí)，不同團(tuán)體之間的溝通最有效，而且討論兼具了包容性和協(xié)同合作。為關(guān)鍵的討論建立對(duì)話的風(fēng)氣，而非片面的簡(jiǎn)報(bào)，可以更進(jìn)一步運(yùn)用團(tuán)隊(duì)的集體智慧，使企業(yè)組織問(wèn)題的解決方法更理想和更全面，并加強(qiáng)執(zhí)行構(gòu)想的責(zé)任心。