在哪里開會(huì)
傳統(tǒng)的方法是讓下屬去老板的辦公室——既是出于對(duì)老板地位的尊重，又可以為老板節(jié)約時(shí)間。惠普和其他一些公司改變了這種做法，采取了走動(dòng)式管理(MBWA)的技術(shù)。
去別人的辦公室會(huì)有一些好處。比起別人呆在你的辦公場(chǎng)所，在別人的辦公室你可以比較自由地離開，從而能控制自己的時(shí)間。即使有人在你的辦公室或辦公場(chǎng)所，你仍然可以通過對(duì)會(huì)面進(jìn)行總結(jié)或離開你的辦公場(chǎng)所的辦法來控制會(huì)面時(shí)間以及讓對(duì)方離開。
正式會(huì)議
作為成功的正式會(huì)議，需要向與會(huì)人員征求議事項(xiàng)目，提前將會(huì)議議程分發(fā)給個(gè)人，并宣布會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間。如果開會(huì)只是為了例行公事，而沒有會(huì)議議程需要討論，這就是在浪費(fèi)時(shí)間。
會(huì)議提供給大家非常重要的參與機(jī)會(huì)。要控制發(fā)言冗長(zhǎng)的參與者，也要讓沉默寡言的人盡量多發(fā)言，力爭(zhēng)平衡大家的參與機(jī)會(huì)。
除非你明白你的時(shí)間的價(jià)值和如何衡量你所做事情的時(shí)間成本，否則你就無法做出正確的決定，或正確估計(jì)出在特定情況下應(yīng)該采取什么行動(dòng)。不少人花費(fèi)價(jià)值50美元的時(shí)間用于價(jià)值1美元的工作上。下表按每年244個(gè)8小時(shí)工作日(一周5個(gè)工作日，扣除假期和節(jié)假日)舉例說明按鐘點(diǎn)汁算出來的時(shí)間價(jià)值。
表：你的時(shí)間價(jià)值
表中顯示的是以年收入為基礎(chǔ)的全天大概的平均值。你還需要決定你所從事的每項(xiàng)活動(dòng)中，哪些需要優(yōu)先處理。有的事情較之其他事情更重要、收益更大。
使會(huì)議卓有成效的一些規(guī)則
會(huì)議的準(zhǔn)備工作
- 將參加者的人數(shù)限制在那些需要對(duì)大家面臨的議題做決定的人的范圍里。
- 合理安排會(huì)議進(jìn)程：(1)根據(jù)每個(gè)議題的重要程度來分配時(shí)間；(2)將會(huì)議安排在正常停止工作之前，比如午餐前。
- 自己在心里確定會(huì)議的具體目的。
- 提前制定并分發(fā)會(huì)議議程。
開會(huì)
- 按時(shí)開始，不要等遲到的人。
- 從會(huì)議議程上最重要的項(xiàng)目開始，然后緊扣會(huì)議議程，除非緊急事件，否測(cè)不得打斷。
- 小心處理潛藏的議程和與會(huì)者的社會(huì)感情需要。
- 總結(jié)會(huì)議進(jìn)程，重述商議結(jié)果，確定大家意見一致。
- 為下次會(huì)議進(jìn)行具體的任務(wù)分配。
- 按時(shí)結(jié)束會(huì)議，讓與會(huì)者能夠有效地安排自己的時(shí)間。
后續(xù)工作
- 分發(fā)會(huì)議記錄和總結(jié)。
- 將團(tuán)體的決定向團(tuán)體成員傳達(dá)，是尤其重要的。