一般說來，人們不愿意有被孤立的感覺，希望了解最新的狀況，尤其是那些對他們至關(guān)重要或有意義的狀況。人們也不愿意有被忽視的感覺或覺得自己無足輕重。人類中有相當(dāng)一部分人喜歡說長道短或者互相傳遞驚人的新聞，特別是涉及高層人物的新聞。換句話說，每個公司都有一個非正規(guī)組織——由特殊朋友組成的組織一一以暗中傳播作為交流的手段。中文里有一句古語告誡我們：“欲蓋彌彰”。
機(jī)構(gòu)組織所面臨的挑戰(zhàn)是：如何建立一個結(jié)構(gòu)完善的組織，以有效的內(nèi)部交流為支撐，減少阻礙交流的“墻”，建立更多易二于二交流的“橋梁”，也就是說“正規(guī)組織”應(yīng)該滿足大部分職員對信息的合理要求，讓他們感覺自己是組織中“內(nèi)部的人”。這樣，人們才不再依賴非正規(guī)的暗中傳播，從而相應(yīng)地減少正規(guī)與非正規(guī)組織間的隔閡。
企業(yè)內(nèi)部的交流必須明確，不容有任何誤解或曲解的可能性，而且交流必須及時。如果董事會做了一項重大決策，例如有關(guān)員工利益的決定或批準(zhǔn)了一個重要的升職等，這些信息應(yīng)該在流言的磨坊轉(zhuǎn)動起來之前得到快速而有效的傳播。
人們可以利用不同的渠道傳播消息。高級職員或部門領(lǐng)導(dǎo)可以召開緊急會議親自宣布消息，有時有線廣播系統(tǒng)也是一種很好的傳播工具，很多公司將信息或者將對首席執(zhí)行官的訪談錄下來，然后把錄像帶分發(fā)下去，向員工播放關(guān)系到企業(yè)與員工事務(wù)的重要信息。由公司刊印的制作新穎、精良的業(yè)務(wù)通訊也是讓員工了解“內(nèi)幕”的一種極佳途徑。但是，企業(yè)不應(yīng)單純地依靠這些印刷品，因為排印過程有可能耽擱時間而無法及時傳達(dá)緊急消息?？陬^傳達(dá)形式或有線廣播系統(tǒng)應(yīng)該用作發(fā)布新聞的主要方式，至于新聞的具體細(xì)節(jié)可以在“員工新聞與評論”的內(nèi)部刊物上公布。
刊印的業(yè)務(wù)通訊可以邀請那些來自于主流階層的人士寫一些大家感興趣的經(jīng)歷，不要僅僅邀請那些不直接參與企業(yè)運(yùn)行的聯(lián)絡(luò)部門的人員，因為真正為企業(yè)賺錢的是主要的運(yùn)營部門。業(yè)務(wù)通訊同時也是表彰員工、激勵員工的良好媒介。成功的經(jīng)歷與祝賀性質(zhì)的主題會大大地豐富業(yè)務(wù)通訊的內(nèi)容，人們也會因此對它充滿期待。
盡管上文提到了多種交流方式，但任何一種方式都無法取代管理者與下屬間或同級職員間的一對一、面對面的直接交流。這種接觸是一種直接的、極其有效的雙向交流。無論我們做些什么，也無論我們采用什么樣的交流方式，我們都應(yīng)將“人”這一概念牢記在腦中，銘刻在心中。