你至少可以使用7種理念來進(jìn)行自我時間規(guī)劃并實現(xiàn)生產(chǎn)力最大化。你學(xué)會的方法越多，你每天完成的工作就越多。
在前一晚做好準(zhǔn)備
首先，在前一晚準(zhǔn)備好第二天的工作清單。在下班回家前做最后一件事——規(guī)劃好第二天的活動，這是最佳練習(xí)法。當(dāng)你在前一晚規(guī)劃日程時，你的潛意識將在你睡覺時研究你的計劃和目標(biāo)。因此當(dāng)你早上起床時，腦海里總會有很多理念和想法，它們均可應(yīng)用于日間的工作之中。
有時，當(dāng)你醒來或當(dāng)你為工作做好準(zhǔn)備時，你所研究的問題的答案會潛入你的意識之中。通常在此時你將獲得可以用來解決問題和完成工作的新觀點，或發(fā)現(xiàn)可以完成任務(wù)的不同或更好的方法。
在前一晚準(zhǔn)備好每日清單，這一練習(xí)法最大的好處是可以讓你睡得更加酣暢淋漓。躺在床上不睡覺，努力讓自己記住第二天必須完成的所有工作是失眠的主要原因。一旦在清單上寫出所有必須完成的工作后，你的心理就會獲得解脫，你便能睡得更安穩(wěn)。
擬定日程
擬定日程可以降低壓力，釋放活力。為每一天、每一周和每個月擬定計劃并做好規(guī)劃，這可以增強你的控制感和幸福感。你將感到生活在自己的掌控之中。這種感覺增強了你的自尊，提高了你的個人效率意識。
提早開始一天的工作
提早開始一天的工作。你坐下來思考并擬定計劃所花費的時間越長，你對生活各個方面的規(guī)劃就越理想。根據(jù)成功人士的傳記和自傳，他們幾乎都有一個共性——養(yǎng)成在適當(dāng)?shù)臅r間就寢并早早起床的好習(xí)慣。
許多成功人士都在早上5點或5點30分起床，以便有足夠的時間思考，并為即將到來的一天制定好計劃。因此，他們總是比那些不到最后一刻絕不起床的人更有效率。
在開始處理任何任務(wù)之前花幾分鐘靜靜地反思，這一行為可以讓你在執(zhí)行任務(wù)時節(jié)省好幾個小時。當(dāng)你早早起床，提前規(guī)劃好你的一天時，你將更冷靜，頭腦更清晰，并在一整天里更具創(chuàng)造力。
使用規(guī)劃合理的歸檔系統(tǒng)
下決心在家里和在工作時都要使用規(guī)劃合理的歸檔系統(tǒng)。目前，有30％的工作時間浪費在尋找放錯地方的物品上。因為沒有正確歸檔，有些東西被弄丟了。對你而言，這種情況聽起來是不是很耳熟？由于沒有建立歸檔和檢索系統(tǒng)的意識，而把寶貴的時間浪費在尋找放錯地方的資料上，類似這樣的一些事情讓人十分沮喪。
最出色、最簡單的歸檔系統(tǒng)是字母表系統(tǒng)。你應(yīng)該結(jié)合歸檔系統(tǒng)列出一份清單或記錄，在上面記錄每份文件的名字和存放的地址。羅樂德斯(Rolodex)臺式旋轉(zhuǎn)夾是辦公文件歸檔系統(tǒng)的最佳工具之一，它們在家中也有很多不同的用途。你可以在任何文具店里買到羅樂德斯臺式旋轉(zhuǎn)夾，它能讓你以多種方式追蹤各類文件。
在黃金時間做重要的工作
規(guī)劃自己的人生，以便在自身內(nèi)在的“黃金時間”從事創(chuàng)造性的工作。根據(jù)生物鐘原理，你內(nèi)在的黃金時間是你一天中最警覺、最有效率的時刻。大部分人的黃金時間在早上，但有些人的黃金時間在晚上。偶爾有一兩個作家、藝術(shù)家或演藝人員可能會發(fā)現(xiàn)，他們的黃金時間是凌晨的幾個小時。
了解自己內(nèi)在的黃金時間以便為最重要的項目制定好日程，這一點非常重要。最重要的工作通常要求你發(fā)揮最佳水平，保持警覺并富于創(chuàng)造力。在一天中的哪段時間，你最有這樣的體會？
你也必須了解外在的黃金時間，在這段時間里你最容易獲得客戶或顧客。每個人都應(yīng)該同時利用自己外在的黃金時間和內(nèi)在的黃金時間規(guī)劃自己一天的工作。
使用口述記錄機或錄音機
口述記錄機是幫你在事業(yè)上或個人生活中節(jié)省時間的最佳設(shè)備之一。一旦學(xué)會如何使用口述記錄機，你便可以將書寫時間節(jié)省80％之多，口述記錄機所花費的時間最多為手寫或打字時間的20％。它還可以節(jié)省為你打字的人的時間，通常從磁帶轉(zhuǎn)錄比辨認(rèn)某人的字跡更容易。在使用口述記錄機時，有3個關(guān)鍵因素可以確保你實現(xiàn)效率最大化。
- 寫出口述記錄事項的大綱。在開始錄制磁帶之前，簡單寫出主標(biāo)題和副標(biāo)題并在腦海中想好甸子結(jié)構(gòu)。不要害怕重錄和清除，選用更好的詞匯再重新錄制一次。
- 不要吹毛求疵、力求完美。有時，自然交流的聲音效果最好，語法最貼切。你可以稍后返工，糾正大的錯誤。與將事情寫下來或在一開始就力求表述完美相比，編輯轉(zhuǎn)錄事項要容易得多。
- 集中精力盡快把你的想法表達(dá)出來，然后在定稿前返工將其整理好。你將立刻表述出精確完美、無須修正與編輯的信件和報告。
讓空中旅行更有效率
個人規(guī)劃的一個重要領(lǐng)域是旅行，特別是乘飛機旅行。幾年前，曾為美國西部服務(wù)的地方性航空公司——休斯西方航空公司(Hughes AirWest) 雇用一家咨詢公司，將人們在頭等艙和經(jīng)濟艙中工作的效率與在普通辦公室里工作的效率進(jìn)行比較。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，在飛機里1小時不中斷的工作成果相當(dāng)于正常工作環(huán)境下3小時的工作成果。這里的關(guān)鍵詞是“不中斷”。如果在動身去機場之前事先做好工作計劃，你就可以在空中完成大量的工作。