在管理和領導的過程中，一旦你找出了可以將某項任務授權給其去做的人，要先弄清楚他們現(xiàn)在的工作量的大小，看看是否可以兼顧這項任務。目標清晰、毫不含糊是有必要的。任何一個員工都應該很清楚公司對自己有怎樣的要求“也許從現(xiàn)在起你可以接手這項工作了？”是一種模棱兩可的說法，很容易引起人們誤解。結果應該是可以測量的，要記住SMART法則。
每一項被選出來作為授權給別人去做的任務都應該有一個詳細的計劃。下面幾點應該敘述清楚。
- 這項工作的目標或者預期目標。
- 你所想出的做這項工作的辦法。
- 數(shù)據(jù)要求以及數(shù)據(jù)來自哪里或來自誰。
- 完成這項工作所需要的設備或者幫助。
- 界定責任范圍。
- 需要作出的決定的主要類別。
做這些決定時可以使用的權利的限度。如果你是一個授權者，做好準備時你就可以開始對被授權者進行指導或訓練了。如果你是一個被授權者，在一開始，你的授權者在將一項任務授權給你去做的過程中應該時刻留心并密切監(jiān)督工作在開頭階段的進展。隨著工作的進展，你對這項指派給你的任務會越來越有信心，這時候授權者就可以松松手、只需要確保工作正常進行就可以了。工作是要做的，但是用另一種方法也許會把它做得更好。用不同的方法去做沒什么不對，只要達到了要求的特定的結果以及它是按照一個可以接受的標準進行的就可以了。要允許下屬員工按照一個適合他們的個性的方式去執(zhí)行一項任務或做他們自己的工作。如果你已經(jīng)授權了一項任務，務必給他們解釋自己做法的自由。
授權是一件很復雜的事情，但是你必須努力找出時間來學習一下有效授權的技能。一旦你學會了這項技能，你將會為自己節(jié)省下大量的時間。要記住的一件重要事情是：應該鼓勵被授權者以主人的身份來接受這項任務。如果你正在將一項任務授權給別人去做，不要為選哪一個團隊成員去做而猶豫不定。如果這個人遇到了困難，你也許需要給他建議一些可能的解決方案，然后讓他選擇自己喜歡的方案。如果你主動去幫他選擇方案，你就又自己承擔了這項任務的責任，因此把責任從被授權者的身上又移到了自己的身上。這對于任何人來說都是非常打消積極性的，他們以后也許會不太情愿主動提出承擔某項新責任了。
對于被授權者在工作過程中可能要用到的資源，嘗試提前同意；同樣，作為一個有效的授權者，你必須將完成這項任務的功勞歸于被授權者，并給他們留出創(chuàng)新的空間（關于如何開展這項工作方面）。
不要忘了給他們的工作進行反饋。這是成功授權的一個主要方面，在工作進展的過程中要時時地給他們以反饋。有效的反饋應該能夠使被授權者提高工作表現(xiàn)、聆聽他們的問題和關心的事情并放在心上，建設性的建議應該盡可能具體，但是要使自己的話盡可能客觀。大多數(shù)人欣然接受一項責任，目的是為了獲得上司的認可。感謝人們?yōu)橐豁椆ぷ魉冻龅呐κ欠浅Ｖ匾?，而且如果有可能的話可以在公開場合表揚他們，例如在部門會議上。