傳統(tǒng)上，工作分析的目的在于識別與工作角色密切相關的責任和任務。實際上，有時很難將信息轉化為對可觀察的任務和責任的描述。因此，現(xiàn)在組織中逐漸流行用能力分析來定義人本取向的評估標準。能力是指工作者勝任某項工作任務時必須具有的、與該項工作相關的特征和行為模式。許多組織現(xiàn)在使用能力分析來識別完成特定工作角色時非常重要且必需的知識、技能和行為。能力分析的主要目的在于，根據(jù)目標角色形成一個“勝任力模型”，該“勝任力模型”包括與某特定工作角色相關的所有能力。關于勝任力模型更詳細的討論請見Sparrow和Hodgkinson(2002)和Shippman等人(2000)的文章。
一般說來，工作分析是許多不同分析方法的總稱，包括多種工作任務的分析，但能力分析更關注于一個工作角色所要求的行為及能力。為了更形象地說明如何使用能力分析，讓我們做一個設想：設想你在檢驗一個大型零售公司關于銷售助理這個工作崗位的“以人為本”的要求。對于銷售助理來說，其關鍵能力可以稱為“為消費者服務”。這些可觀察到的行為(或行為指標)所構成的能力包括：
- 積極主動地聆聽顧客，并努力理解他們的需要；
- 提前收集顧客的反饋，并參與到顧客的決策過程；
- 確保顧客感覺愉快并能夠控制銷售活動。
需要指出的是，這些行為都與工作績效有著積極的、正向的聯(lián)系。許多勝任力模型也詳細闡述了一些消極的行為指標，即工作者所希望避免的行為。能力分析通常是用來為每個工作角色構建一個勝任力模型，這個模型可定義一些與行為指標有關的能力。在實踐中，雖然不同組織中不同的目標工作角色會有一個廣泛的變化范圍，但在一個勝任力模型中，一項具體的工作通常包括6–12種能力。
能力可被作為評估的標準，它包含了多種不同的適用情況，如選拔、績效評價、管理發(fā)展(management development)、職業(yè)咨詢等等。使用能力作為評估標準的最大的一個好處就在于，能力可以變成組織中雇員們的“通用語言”，雇員可利用這種“通用語言”來描述在績效評價和職業(yè)發(fā)展活動中那些受歡迎(和不受歡迎)的行為。因此，能力分析的結果可為選拔中評價標準的設計直接提供信息。例如，假設證明積極的溝通能力對銷售助理來說是一個關鍵的工作要求，那么研究者就可以為選拔過程設計一個基于能力的描述問題，如“描述這樣一個情境：一次你遇到一個憤怒的顧客，你運用了溝通技巧處理了這個事件。你是如何處理的？結果怎樣？”面試者可以根據(jù)事先定義好的行為標準(這些標準來自于勝任力模型)對求職者的回答進行評估。
雖然能力和勝任力模型在組織中的使用開始變得越來越普遍，但仍然存在著許多令人困惑的地方：究竟什么是能力?能力與其他工作分析的結果有什么不同？正如我們看到的，勝任力模型對一些相關行為和行為模式進行了定義。然而，許多組織雖然發(fā)展了關于某個工作角色的勝任力模型，卻沒有恰當?shù)剡\用心理學的技術來精確分辨不同的行為要求。換句話說，即許多組織沒有指明工作角色所包含的一些可觀察的行為，而這些行為是選拔或在其他背景中所要測量的目標行為。進一步說，在許多組織中，一種普通的能力框架一直在發(fā)展，它包含該組織中與工作角色相關的一系列核心能力。這種能力框架的方法在許多組織中都應用于包括選拔等在內的一系列活動。雖然這種方法看起來很容易解釋，但全面應用是不太可能的，而且普通的能力框架對于很多工作角色中的行為都缺少充分的、具體的描述。換句話說，勝任力模型中的這種行為指標應當與工作角色和雇員工作的背景有直接的聯(lián)系。通過“量身定制”的方法，可以對評價標準進行更精確的定義，這反過來也有利于這些標準在選拔中的使用。
在對全科醫(yī)生這個角色進行的工作分析中，Patterson等人(2000)指出，組織過多的依賴于“非定制的”勝任力模型，而且對目標工作的能力分析越具體，把這些行為指標作為評價標準時就越有用(且更精確)。
在表1中，我們對全科醫(yī)生的勝任力模型中所要求的三種能力提供了一個例子。在這個例子中，每種能力的標題是用一系列的行為指標定義的。值得注意的是，與全科醫(yī)生的交流技能相關的這些行為指標(評價標準)與零售公司的銷售助理有一定的相似性，但其內容上卻有著質的不同。
表1：全科醫(yī)生勝任力模型的三種能力
很重要的一點需要強調，即勝任力模型不是靜態(tài)的。早期曾有人指出：最佳人員選拔的實踐是以循環(huán)改進為特征的。隨著時間的發(fā)展，當組織的需要發(fā)生變化(可能是對一系列外部變化，如法律或顧客要求等變化的反應)時，對一個特定角色的工作要求和能力要求也會改變。例如，對全科醫(yī)生而言，這個角色已經有了顯著的改變，現(xiàn)在要求這個角色應當具有對信息技術的熟悉性、對金融的敏銳性和法律意識。這些事實表明，應該對勝任力模型及來自于工作分析的結果進行定期的回顧，尤其是在施行一項選拔計劃后應當對原始的評價標準進行評估。而且，由于法律的原因，現(xiàn)在要確保使用精確的選拔程序，同時遵從現(xiàn)行的雇用法律是很重要的。組織有可能要對自己所使用的公平、精確的選拔過程加以說明。