工作分析為撰寫工作描述提供了所需要的信息。工作描述(job descriptions)是一份關(guān)于“在這個(gè)崗位上的員工都做些什么”或者“他(她)是怎么做這項(xiàng)工作的”以及“該工作是在什么工作環(huán)境下進(jìn)行的”這類內(nèi)容的書面陳述。管理者相應(yīng)地使用這些收集到的信息來撰寫職位說明，其中將包含能夠符合要求地完成這項(xiàng)工作所需的知識、能力和技能。
工作描述包含的信息
職位標(biāo)識
職位標(biāo)識部分包含職位名稱，賦予該工作一個(gè)特定的名稱，如營銷經(jīng)理、銷售經(jīng)理和庫存控制專員等。這一部分通常還包括部門、日期和其他相關(guān)的內(nèi)容。
職位概要
職位概要應(yīng)該包括工作的一般特征，只需要列舉職位的主要職能和活動(dòng)。
職位關(guān)系
對于職位關(guān)系的陳述，體現(xiàn)了該職位員工與組織內(nèi)外的其他人的工作關(guān)系。我們以人力資源經(jīng)理的職位關(guān)系為例來說明。
- 向誰匯報(bào)工作：主管員工關(guān)系的副總裁。
- 監(jiān)督指導(dǎo)誰：人力資源部一般職員、員工考核管理員、勞動(dòng)關(guān)系專員以及一位秘書。
- 與誰一起合作：其他部門經(jīng)理和執(zhí)行經(jīng)理。
- 在公司外部與誰保持業(yè)務(wù)聯(lián)系：招聘機(jī)構(gòu)、獵頭公司、工會(huì)代表以及州和聯(lián)邦就業(yè)辦公室以及許多相關(guān)的供應(yīng)商。
職責(zé)和責(zé)任
這一部分內(nèi)容是職位描述的核心部分，它包括了該工作所有的職責(zé)和責(zé)任。在這一部分中，每一項(xiàng)主要的職責(zé)都用幾句話來具體地列舉和描述。例如，如果工作的職責(zé)寫成“甄選、培訓(xùn)、開發(fā)下級員工”，這種方式的描述顯然不夠具體，應(yīng)該更詳細(xì)地描述為“培養(yǎng)員工相互理解和合作的精神，確保工作團(tuán)隊(duì)成員在必要的時(shí)候得到有針對性的培訓(xùn)，以及培訓(xùn)員工如何教導(dǎo)其他人，如何說明問題或如何提出工作建議等活動(dòng)內(nèi)容”。
職權(quán)
這一部分定義了該職位的職務(wù)權(quán)利界限。例如，該職位可能有權(quán)力作出5 000美元以內(nèi)的采購決定，批準(zhǔn)休假或請假，督導(dǎo)本部門員工，提出加薪申請，以及參與面試和招聘新員工。
績效標(biāo)準(zhǔn)
一些職位描述還包括了有關(guān)工作績效標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容。這一部分內(nèi)容列舉了員工所承擔(dān)的每一項(xiàng)主要崗位職能和責(zé)任所應(yīng)該達(dá)到的工作績效標(biāo)準(zhǔn)。
工作狀況和物理環(huán)境
職位描述同樣列舉了該職位一般的工作環(huán)境。要說明工作環(huán)境的噪音水平、危險(xiǎn)程度、炎熱程度和其他工作環(huán)境的相關(guān)信息。
其他注意事項(xiàng)
基于互聯(lián)網(wǎng)的職位描述
許多雇主完全或部分基于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來撰寫企業(yè)的職位描述。在ww.jobdescription.corn這個(gè)網(wǎng)站中揭示了如何完成這一工作的過程。這個(gè)過程其實(shí)很簡單，首先，按字母順序搜尋職位名稱、關(guān)鍵詞、類別或行業(yè)，找到所需的職位名稱，隨后就能看到包含這個(gè)職位通用信息的職位描述。例如，“計(jì)算機(jī)和電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)銷售代表”等職位的信息。
然后，你可以用軟件幫助向?qū)矶ㄖ颇闼枰脑撀毼坏耐ㄓ寐毼幻枋?。例如，你可以在系統(tǒng)中添加特定的組織信息，如職位名稱、職位編碼、部門和編制日期等。你還可以在職位描述中表明該職位是否具有監(jiān)督職能。同時(shí)，你還可以在包含很多可能需要的勝任力和經(jīng)驗(yàn)水平的菜單中進(jìn)行選擇。
美國勞工部的“職業(yè)信息網(wǎng)”是一個(gè)非常寶貴而且免費(fèi)的資源。該網(wǎng)站的服務(wù)向?qū)Р粌H可以讓用戶看到數(shù)千個(gè)職位的職責(zé)和責(zé)任信息，同時(shí)還可以看到每個(gè)工作所需的培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)、教育水平和知識水平等內(nèi)容。
寫一份符合《殘疾人保護(hù)法案》(ADA)規(guī)定的職位描述
《殘疾人保護(hù)法案》并未要求撰寫每個(gè)崗位的職位描述。但是多數(shù)關(guān)于該法案的訴訟案件都因?yàn)椤霸摴ぷ鞯暮诵穆毮苁鞘裁?？”這個(gè)問題而引發(fā)。企業(yè)一旦惹上被控歧視殘疾人，影響公平就業(yè)，就必須能夠說明企業(yè)已經(jīng)提供了適當(dāng)?shù)墓ぷ鞅憷麠l件，而沒有故意地使工作條件變得不可忍受，導(dǎo)致影響殘疾人的公平就業(yè)機(jī)會(huì)，或影響殘疾人員工放棄工作職務(wù)。核心工作職能應(yīng)該是指那些要求員工必須能夠完成的工作職責(zé)。企業(yè)必須向法院證明殘疾人不能勝任這個(gè)工作僅僅是因?yàn)椴荒軇偃喂ぷ鞯暮诵穆毮?。如果職位描述中沒有列出某項(xiàng)工作職能，那就很難說服法院。因此，一個(gè)符合《殘疾人保護(hù)法案》規(guī)定的職位描述應(yīng)該能夠讓人識別并列出該職位的核心職能是什么。