撰寫工作規(guī)范是以工作描述為基礎(chǔ)的。工作規(guī)范需要回答的這樣一個(gè)問題：“需要員工有什么特質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)才能很好地完成這項(xiàng)工作？”工作規(guī)范說明了這個(gè)工作需要招聘什么人以及要對(duì)這些人的哪些特質(zhì)進(jìn)行考核。工作規(guī)范可能是工作描述的一部分，也可能是一個(gè)完全獨(dú)立性的文件。
為受培訓(xùn)的員工撰寫工作規(guī)范
通常招聘那些已經(jīng)接受過培訓(xùn)并有一定經(jīng)驗(yàn)的員工，確定承擔(dān)這項(xiàng)工作的人需要符合哪些特質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)的要求，并不是很困難。通常情況下，我們可以認(rèn)為，參考一個(gè)員工過去的工作績(jī)效可以很好地預(yù)測(cè)這個(gè)人未來的績(jī)效。例如，假設(shè)你想要招聘一位有經(jīng)驗(yàn)的書店店員。這份工作規(guī)范可能就將內(nèi)容的重點(diǎn)放在諸如學(xué)歷、以往的就職年限、接受過的相關(guān)培訓(xùn)以及以往的工作績(jī)效上面。
為沒受過培訓(xùn)的員工撰寫工作規(guī)范
要將沒有受過培訓(xùn)的人配置到某些工作崗位上并不是一件容易的事情。在工作規(guī)范中，你必須明確說明諸如像身體素質(zhì)、感知能力等員工特質(zhì)，以便可以保證員工在未來有可能做好這份工作，或者在接受培訓(xùn)之后能就做好這項(xiàng)工作。例如，假設(shè)一個(gè)工作職位要求員工能夠在環(huán)形面板流水線上進(jìn)行精細(xì)操作，你就應(yīng)該保證這些人在手指靈活性測(cè)試的得分足夠高。換而言之，你的目標(biāo)就是要識(shí)別出那些可以預(yù)測(cè)員工是否能夠勝任未來工作的個(gè)人特質(zhì)。識(shí)別出工作對(duì)人的要求可以通過一個(gè)主觀的判斷方法，或者統(tǒng)計(jì)分析的方法來實(shí)現(xiàn)。
在列舉工作對(duì)人員的要求時(shí)，一些常識(shí)性(common sense)的工作要求是非常重要的。其中一些是與工作相關(guān)的很重要的個(gè)人特質(zhì)，例如，手的靈活性、教育水平等內(nèi)容。然而，還有很多一般性的工作行為是在幾乎所有工作中都會(huì)需要的，如勤奮精神、一絲不茍的態(tài)度、良好的出勤率、誠(chéng)實(shí)的品質(zhì)。而這些工作行為卻不一定會(huì)在工作分析的結(jié)果中被體現(xiàn)出來。
O*NET工作規(guī)范
O*NET系統(tǒng)網(wǎng)站內(nèi)提供了大量非常有價(jià)值的信息，能夠幫助管理者針對(duì)各類員工(訓(xùn)練有素的或未經(jīng)訓(xùn)練的員工)撰寫不同的工作規(guī)范。例如，在O*NET上，能夠找到有關(guān)銷售經(jīng)理的工作規(guī)范信息，其中要求銷售經(jīng)理具有積極傾聽的能力，能夠全神貫注地傾聽他人的講話，并花費(fèi)時(shí)間來理解話語的重點(diǎn)究竟是什么；同時(shí)能夠提出恰當(dāng)?shù)膯栴}，并且不會(huì)在不恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候打斷別人的講話；擁有數(shù)學(xué)計(jì)算能力，并能利用數(shù)學(xué)的方法來解決管理當(dāng)中的問題。