在通過(guò)小細(xì)節(jié)觀察下屬的狀態(tài)一文中，早晚的觀察和溝通面談對(duì)于上司來(lái)說(shuō)很重要，作為上司，最最重要的工作就是早上第一個(gè)來(lái)上班，向每一個(gè)來(lái)上班的下屬問(wèn)好。這不僅是對(duì)下屬的觀察，也是激發(fā)下屬干勁的最佳方式。
因此，下屬來(lái)上班后，打個(gè)招呼，問(wèn)一下“你昨天那項(xiàng)工作進(jìn)展得怎么樣啦”、“今天公布了這樣的信息，你怎么看”等等，什么話題都可以，總之就是要和下屬搭上話。或者在返還報(bào)告書(shū)時(shí)，表?yè)P(yáng)一下：“這次的成果很了不起??！”或者直言不諱地批評(píng)：“這怎么能行，重寫(xiě)！”我雖然不是腦科學(xué)方面的專家，但憑我一直以來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，一大早就和下屬進(jìn)行這樣的對(duì)話，對(duì)于刺激他們的大腦、激發(fā)他們的干勁是極其有效的。
對(duì)話中最重要的，是一定要看著下屬的眼睛說(shuō)話。不要讓下屬站著報(bào)告。要么和下屬一起站著，要么一起坐下，必須要做到目光對(duì)視。現(xiàn)在有的上司，在下屬來(lái)匯報(bào)的時(shí)候，眼睛一個(gè)勁地盯著電腦，不看著下屬的臉聽(tīng)下屬說(shuō)話，這絕對(duì)不行。如果你正忙著，你可以說(shuō)“不好意思，稍后再來(lái)好嗎”，重新約定匯報(bào)的時(shí)間。
最好直接會(huì)面說(shuō)，如果很難做到的話，可以利用“手寫(xiě)的紙條”。具體來(lái)說(shuō)，留下手寫(xiě)的紙條，或者直接在報(bào)告書(shū)上親筆寫(xiě)上批注再返還，或者發(fā)送傳真。
比如說(shuō)，我在收到報(bào)告書(shū)后，一定會(huì)親筆寫(xiě)上諸如“做得很不錯(cuò)，非常感謝”、“有沒(méi)有疏漏？請(qǐng)重新收集一下數(shù)據(jù)”、“好好反省，從頭再來(lái)”之類的評(píng)語(yǔ)再返還給下屬。
現(xiàn)在，大家都習(xí)慣于寫(xiě)郵件。殊不知，手寫(xiě)的批注相比之下會(huì)給對(duì)方一個(gè)非常強(qiáng)有力的訴求。不管是褒是貶，“親筆”都有著無(wú)法比擬的效果。郵件聯(lián)絡(luò)常常有收不到回復(fù)的時(shí)候，而一旦看到手寫(xiě)的批注，馬上就可以收到反饋。手寫(xiě)的信息具有很強(qiáng)的沖擊力，能給對(duì)方留下深刻的印象。
因此，在無(wú)法實(shí)現(xiàn)直接對(duì)話的情況下，可以采用手寫(xiě)的方式。
要最少限度地通過(guò)郵件傳達(dá)指示?！癱c”(群發(fā))給下屬的郵件一般都不會(huì)被重視。真正重要的事情，要打印出來(lái)傳閱。
比如說(shuō)，以我手頭收到的一份報(bào)告書(shū)為例。我會(huì)親筆寫(xiě)上批注，把應(yīng)該看到這份報(bào)告書(shū)的人的名字按照順序列出來(lái)，讓他們依次傳閱，最后再返還到我這里來(lái)。這是最有效的方式。如果讀到這份報(bào)告的人寫(xiě)下了自己的看法，我會(huì)給予獎(jiǎng)勵(lì)。
這種方式，雖然是間接的，但可以通過(guò)親筆寫(xiě)下的信息和下屬對(duì)話。經(jīng)常和下屬保持這樣的對(duì)話，激發(fā)下屬的干勁，是一個(gè)上司應(yīng)該養(yǎng)成的非常重要的習(xí)慣。
“看著下屬的眼睛說(shuō)話”，“親筆寫(xiě)下批注”，“重要的事情要書(shū)面?zhèn)鏖啞?，這幾個(gè)習(xí)慣每個(gè)都是可以馬上做到的，都是以加強(qiáng)和下屬的溝通效果為目的。
平常就注意觀察下屬，和下屬進(jìn)行深入有效的對(duì)話，還可以防止職場(chǎng)中越來(lái)越多的抑郁癥。通過(guò)觀察和對(duì)話，發(fā)現(xiàn)下屬作為一個(gè)人的癖好，可以在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)異常情況，通過(guò)對(duì)話了解下屬的苦惱，再安排時(shí)間進(jìn)一步做深入的溝通。人總是容易變得脆弱，陷入孤獨(dú)，有時(shí)候通過(guò)對(duì)話其實(shí)就可以解決很多問(wèn)題。