組織職能的目的是設計和維持一種職務結構，以便人們能為實現(xiàn)組織的目標而有效地工作。組織結構必須反映企業(yè)的目標和計劃、管理人員可利用的職權、企業(yè)所處的環(huán)境條件(經(jīng)濟的、技術的、政治的、社會的以及倫理的條件)，同時必須為組織配備合適的人員。
一位專家說：“組織結構圖是組織計劃與發(fā)展最有力的工具”。但也有人認為：“組織結構圖根本就是騙人的，它帶來的問題比所能解決的要多得多”。他們說得似乎也有道理。
組織結構描述組織的框架體系，就向人類有骨骼確定體形一樣，組織也是由結構來決定其形狀的。組織的特性通常被認為有三種：復雜性、正規(guī)化和集權化。有組織結構圖來描繪的時候要注意體現(xiàn)這三個特性。
組織結構圖是種看得見的工具。它就像一幅路線圖，勾勒出公司的具體框架，將公司抽象的結構具體化。
管理者和專家們對組織結構圖有著不同的看法和體驗。“眼見為實”，某制表人如是說，“但我們看到的結構圖也許會是個彌天大謊?！彼运麄円矔r常自相矛盾。
有的公司意識到圖表上表現(xiàn)的含糊不清，因而對此不屑一顧。然而，一些公司則對組織結構圖深信不疑。從正面來看，組織結構圖將抽象的公司的部門、主管(從董事長往下)及其權限、級別和責任關系了然于紙上。我們通過組織結構圖可以清晰的了解一公司的結構。下面舉一個例子：
該圖表的描述可能并不那么準確，我們暫且將K位置定為公關經(jīng)理，一個比較模糊的職務。有時候這種模糊是有意圖的，這個職位負責人可能是機關報的出版者、公共關系的主管或者內(nèi)部循環(huán)報告體系的主管。盡管圖表上清楚地顯示公關經(jīng)理直接向秘書處匯報工作，他或她實際上可能是向主計長，即公司里的“灰衣主教”報告。
組織結構相當重要，每一位經(jīng)理都能因熟悉圖表而受益。管理者可借助圖表解釋部門關系，計劃公司運營，準確找出矛盾所在并進行詳細分析，從而使公司的政策和權力明朗化。
案例：
羅德·克然拜不久前雇了一位能干的經(jīng)理助理。在其報到的第一天，羅德便向其展示公司的組織結構表格，并對公司的每一個部門及經(jīng)理做了簡短的介紹。助理過后問道：“我知道研究部門對于新產(chǎn)品的開發(fā)很重要，而且在圖表上，它也是一個獨立的結構，但為何這個部門的負責人向生產(chǎn)部經(jīng)理匯報工作，而不是董事長呢？”
“是這樣的”，羅德說：“高級管理理論認為研發(fā)部的主管往往很有創(chuàng)意，但不重實際。在生產(chǎn)部經(jīng)理的指導下，他可以了解到更多的市場行情，增強研發(fā)的實用性?！?/p>
“那干嘛還用一張可能產(chǎn)生誤導的圖表來解釋呢？”這個新助理問道。他顯然有點自得，認為自己提了一個尖銳的問題。
羅德回答說：“這種圖表雖不絕對清楚，可它提供的信息并不比實際情況少。例如，你現(xiàn)在已經(jīng)對研發(fā)部門的工作有了一個大致的了解，但要是實際考察可能得花上你幾個月的時間。”
一些管理者對公司結構圖的使用很盲目，不知該從中獲取些什么信息，無法正確認識到圖表的意義。下面的一些注意事項可以幫你避開這類問題：
理解組織結構表體現(xiàn)的基本矛盾。圖表的不足并不是固有的，而且它能反映公司運營的實況?！八麨槭裁词褂霉照?？”一個五歲的孩子看到摔斷了腿的鄰居時會這么問?！八菫榱俗呗??！边@就是結構的矛盾。當公司的運作再也離不開它時，它有時會阻礙事務的順利進行，盡管原本是該起促進作用的。
- 理解人們對圖表的輕視。“難道不愿要一張嗎？”一位管理者斷言說。產(chǎn)生這種感覺的原因有：
(1)“我們規(guī)模太小，用不著嘛！我們信息都記在腦子里，這樣很好?！?br> (2)“我們認為這是秘密?！币苍S吧，在一些情況下圖表所提供的信息是管理者們所不愿公開的。
(3)“公司的管理是無序的，沒有規(guī)律可循。另外，高層們并不喜歡受到提醒?！?br> (4)回避結構圖表的另一個理由是：公司的發(fā)展速度太快，圖表得像日報一樣天天更新。高層們偶爾才需要一張結構圖，那也只是為了考察一下眼前的情況以做進一步打算。 - 了解一些模糊的標準。
(1)處于表格的同一層次，并不意味著部門的地位或影響具有同等重要性。
(2)特定的任命，像“人事部的副部長”可能有許多實際的職務。人事部的總管可能是管理集團中最重要的政策制定者之一，也可能只是一個沒有實權的人物。他的主要職務也許就是做記錄，與雇傭資源保持聯(lián)系(雇傭代理人，臨時代理人)等等。 - 不要被圖表所欺騙。雖然很多公司隱藏他們的圖表，或有公司認為：“我們不相信圖表?！币恍┙M織仍然用它們作為刺激管理，激勵員工的誘餌。對不少員工來說，這張表代表了通向管理金字塔頂峰的階梯。千萬不要給予一張圖表更多超越現(xiàn)實的“理解”。
在一框框里寫上你的名字，把你的現(xiàn)實位置與圖表中所述你的位置相比較，做一個對照分析。注意要保持頭腦清晰且有分析力。你可以運用些參照物，如工資、報告責任(向上和向下)，支持你工作的人員數(shù)目和資金大小等。