管理的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)突發(fā)事件，提前做一下預(yù)測，做好時間的控制，事情就會向著你所預(yù)期的方向發(fā)展。
管理者的工作傾向于不確定性，一個出其不意的危機(jī)或是優(yōu)先權(quán)的變更經(jīng)常會使一整天的議程作廢。你必須做好準(zhǔn)備將一項(xiàng)任務(wù)擱置一邊而去做另一項(xiàng)更重要的任務(wù)，或者緊急時刻放下手頭的事。然而，做好時間控制，比如工作任務(wù)的暫定順序牢記于心，安排好機(jī)動時間的調(diào)配問題，這是你就發(fā)現(xiàn)事情并不是想象的那么糟糕。如何安排處理事務(wù)的順序是追求個人效率的關(guān)鍵。
管理者必須控制時間而不是被時間控制，但記住，你對時間的支配是要獨(dú)特的，它應(yīng)當(dāng)反映你的個性化需要和應(yīng)變方式。請看下面的例子：
喬治·赫敏因?yàn)楣ぷ魃蠝讲磺岸鴲瀽灢粯?。在他成為一個管理者之前，時間按照同樣規(guī)則流逝著，日復(fù)一日，倒也處理得很得當(dāng)。但是現(xiàn)在不同了，他是部門的主管。一旦有了高地位和豐厚的薪水，更多的責(zé)任便接踵而至，亂成一團(tuán)。他常常得兼顧許多事情，試圖面面俱到。但結(jié)果經(jīng)常是，幾乎全部的工作都是草草收尾，沒有一件干得漂亮的。
他的老板杰夫·雷德最終發(fā)現(xiàn)了他的問題。一天午餐時，老板對他說：“喬治，我有一個壞消息和一個好消息要告訴你。壞消息是，你是我的員工中最為操勞的一個人；好消息是，你根本不必如此，你必須學(xué)會如何控制你的時間。我們的圖書館堆滿了管理學(xué)方面的書，其中不乏如何支配時間的文章，你可以借來看看。
時間管理的基本原則其實(shí)很簡單，當(dāng)你讀完下列九條時，你就會覺得豁然開朗。
首先，問自己三個關(guān)鍵問題，它們可以幫助你將每條原則和自己實(shí)際情況聯(lián)系起來。你的目的是更好地掌握并節(jié)省時間。
“這對我適用嗎？”
“它如何應(yīng)用？”
“我如何用它改變我的認(rèn)知或?qū)嵺`？”
- 管理工作從根本上來說是無章可循的。許多工作是重復(fù)進(jìn)行的，例如，他們必須定期與收件箱打交道，但許多任務(wù)都是一閃即過。突如其來的或者是很緊急的需即刻處理。
- 考慮你工作中解決麻煩的標(biāo)準(zhǔn)。你不能被打擾和緊急情況弄得心煩意亂。你自己不僅會遇到許多令人頭痛的事，還要分擔(dān)下屬的麻煩與困難。幫助你的員工，培養(yǎng)他們獨(dú)立工作的能力是節(jié)省時間的好辦法。
- 分配給單項(xiàng)工作的時間盡可能短。一項(xiàng)有著執(zhí)行時間的研究表明，管理者從不會在一件任務(wù)上花費(fèi)多于20分鐘的時間。這個事實(shí)可以說明，管理者面臨著各種各樣的任務(wù)與工作，想在一項(xiàng)工作上花費(fèi)很長時間是不能的。
- 習(xí)慣節(jié)省時間。重復(fù)的工作可安排在一個專門的時間完成。這樣即能熟能生巧，還可以大大提高工作效率。
- 小心費(fèi)時的工作。一個有趣但不重要的問題，或者是某位下屬的極力游說，這些都會浪費(fèi)你很多寶貴的時間。管理者應(yīng)對此加以注意和提防。
- 為長遠(yuǎn)目標(biāo)留有余地。托馬斯·沃特森送給他的經(jīng)理們一個“想”字。在執(zhí)行工作中，思考顯然是不夠的。合理地制定目標(biāo)和計劃，將創(chuàng)造力應(yīng)用到目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)中去頗為重要。甚至可以說，這些因素在你的工作中起著決定性作用。如若你的時間表中缺少了長遠(yuǎn)計劃，應(yīng)當(dāng)授權(quán)及委托兼職或全職助手，讓他們將計劃補(bǔ)上。
- 合理利用期限和子目標(biāo)。期限、子目標(biāo)的設(shè)定可以培養(yǎng)一個人的時間觀和競爭意識。
- 左右開工。一位管理者坐在浴缸里，在日光燈下，閱讀一疊報告。這個例子用來說明同時做幾件事再好不過了。
最后，要辨別時間使用的數(shù)量與質(zhì)量。你的效率不是計算所花時間，而是要看你怎樣支配這段時間。