甄選是一個為組織崗位挑選合格人選的過程。沒有合格的員工，組織就會處于弱勢。每個組織一般都會拒絕大部分的應(yīng)聘者。在某些情況下，大約5／6的應(yīng)聘者都會被拒之門外。也許關(guān)于甄選和配置這兩方面最好的觀點來源于以下兩個人力資源公理，它們明確了有效甄選的重要性。
- “良好的培訓(xùn)不能彌補失敗的甄選。”這意味著如果具有適當(dāng)能力的人沒被挑選到，雇主今后就很難對那些能力有差距的人進行培訓(xùn)。
- “招聘困難，管理容易?！庇脕硖暨x適合的人選的時間和努力不會白費，雇用到合適的員工將會使管理者的管理更容易，因為有好多問題都可以避免。
甄選職責(zé)
不同組織對于如何在人力資源專業(yè)人士和部門經(jīng)理之間分配甄選責(zé)任上有不同的做法。在平等就業(yè)機會章程產(chǎn)生廣泛影響以前，甄選在許多組織中是非常沒有計劃性的。為了達到平等就業(yè)機會章程的要求，組織被迫加強了甄選的計劃性。然而，在某些組織里，各部門依然自己甄選員工。許多經(jīng)理都堅持自己甄選員工，他們堅信，要為他們的部門挑選到合格的員工，沒有人會比他們更合適。這種方法在較小的公司里很流行。但是，這種方法的有效性和公平性受到質(zhì)疑。
其他組織會讓人力資源部門對候選人做初步的審查篩選，然后由部門經(jīng)理或主管做最后決定。一般來說，要招聘的職位越高，最后的決定越有可能由部門經(jīng)理而不是人力資源專業(yè)人士做出。
甄選職責(zé)的分配會因為組織內(nèi)是否設(shè)置了專門的招聘機構(gòu)而有所不同，這一機構(gòu)通常是人力資源部門的一部分。在一些較小的組織里，特別是那些員工少于100名的組織，設(shè)置專職雇用專家或部門是不切實際的。但是對于規(guī)模較大的公司來說，在人力資源部門中設(shè)置專門的招聘機構(gòu)，則是很恰當(dāng)?shù)?，具體原因有以下幾點：
- 應(yīng)聘者只要到一個地方，就可以申請不同部門的工作；
- 便于獲取外來應(yīng)聘者資料，因為這些資料都集中在一個地方處理；
- 職能部門管理者可以集中精力工作，而不是花大量時間在人員面試和甄選上；
- 因避免了重復(fù)勞動而使甄選費用得以縮減；
- 經(jīng)過良好訓(xùn)練、熟知平等就業(yè)機會章程的員工，對招聘主要過程的規(guī)范操作可以有效減少可能的法律訴訟及其費用。
組織的招聘過程一般包括以下部分或全部程序：(1)收取申請表；(2)面試應(yīng)聘者；(3)對應(yīng)聘者進行測試；(4)背景調(diào)查；(5)安排體格檢查；(6)給新員工分配崗位；(7)協(xié)調(diào)分配新員工中的后來者；(8)離職面談；(9)保存相關(guān)記錄和報告。
配置
甄選的最終目的就是配置，或者說安排合格的人到適合的崗位。人力資源配置工作更多地被看做是一個把人和工作進行配對的過程。員工與其工作的配合度將會影響他的工作數(shù)量和工作質(zhì)量，相應(yīng)地會直接影響員工培訓(xùn)和運營費用。那些達不到預(yù)期工作量或工作質(zhì)量的員工會浪費組織大量的金錢和時間。
個人和工作的適合程度
甄選和配置不只是選出最好的人選那么簡單。為了配置合適的人到組織需要的工作職位上，組織需要挑選具有相應(yīng)能力和才干且愿意從事組織需要的工作的人。這項任務(wù)的難題在于，一方面要正確辨別應(yīng)聘者的真正實力和真實意愿，另一方面需要考慮影響配置的其他不可見因素。
一般來說，甄選和配置需要關(guān)注應(yīng)聘者的知識、技能和能力(KSA)。個人和工作的適合程度是一個簡單但重要的觀念，要將員工的KSA與工作的特點進行搭配。顯然，如果員工的KSA不能很好地適應(yīng)工作的特點與要求，就會導(dǎo)致低工作績效、高人事變動和其他人力資源問題。因而許多甄選都會通過申請表、簡歷、面試、測試和其他方式來收集應(yīng)聘者的KSA信息。
擁有工作所需的KSA是員工做好工作的重要條件。雇用員工時，相應(yīng)職位對員工KSA的要求可能會成為招聘的標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)學(xué)能力、焊接能力、對電子數(shù)據(jù)知識的要求等。如果一項工作操作恰當(dāng)，工作分析者就可以基本上辨別出這項工作對于員工KSA的要求。工作分析還有助于在職的員工以此判斷出取得工作成功的關(guān)鍵KSA。這尤其適用于以下人員配置的情況：
- 崗位需要的KSA比員工從工作中學(xué)到的更重要；
- 工作內(nèi)容無變化或變化緩慢，員工受密切監(jiān)控，有完善的績效考核標(biāo)準(zhǔn)；
- 必要的KSA清晰可見，并且與工作績效密切相關(guān)。
個人和組織的適合程度
除了要使個人與工作相適應(yīng)，雇主也在努力尋求決定個人與組織保持一致的因素，從而使員工符合組織的需要。
當(dāng)綜合素質(zhì)因素與特定KSA對于工作成功同樣重要時，個人與組織的搭配是很重要的。例如，如果員工的雇用取決于進入組織時的技能水平，而升職看重的是在組織內(nèi)所做的大量工作，那么特定的KSA可能就沒有認(rèn)知能力、處理問題的能力和工作倫理這幾個方面重要。學(xué)習(xí)能力使人迅速掌握新的知識，并在這些知識的基礎(chǔ)上做好決策。工作倫理包括思考問題的全面性、責(zé)任意識和有組織地完成工作的方法。個人和組織的適合程度在以下情況中得以體現(xiàn)：
- 組織文化獨特，團隊工作受到高度重視；
- 員工獨立工作，對于自己的工作有相當(dāng)高的判斷和決策權(quán)；
- 只要擁有基本的認(rèn)知能力、工作倫理和其他能力，大多數(shù)的KSA都可以在工作中學(xué)到；
- 工作內(nèi)容和組織變動頻繁，鼓勵員工不斷提高適應(yīng)能力和創(chuàng)造能力。
決定員工跟組織的適合程度需要多種甄選方法，并且要花費大量的時間和精力。進行深入面試，使用能力、態(tài)度和心理測試，管理者和員工積極參與都是為了加強員工與組織的適合程度。
標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)測和績效
無論雇主是采用KSA還是其他更普遍的方法，有效甄選員工必然離不開標(biāo)準(zhǔn)和工作績效預(yù)測的運用。合適的工作績效構(gòu)成因素和與該績效有關(guān)的員工特性因素是有效甄選體系的核心。首先，由雇主界定員工績效，然后，以這個定義為基礎(chǔ)，決定員工要勝任這份工作所需的條件。甄選標(biāo)準(zhǔn)就是一個人成功完成工作所必須具有的特征。特定的能力常常是一項甄選標(biāo)準(zhǔn)。
為了預(yù)測一項標(biāo)準(zhǔn)(如“動力”、“能力”)是否存在，雇主應(yīng)努力識別出作為甄選標(biāo)準(zhǔn)可測量指標(biāo)的預(yù)測因素。例如，圖表8—3中三個好的預(yù)測因素是個人興趣、工資要求和原工作任期。
收集應(yīng)聘者信息重點應(yīng)在于找到應(yīng)聘者可能勝任工作的預(yù)測因素。預(yù)測因素可以是多種形式，但必須與工作有關(guān)、有效以及可靠。只有當(dāng)測試是有效的時候，測試成績才能作為工作的預(yù)測因素。工作經(jīng)歷只有在與現(xiàn)在工作績效相關(guān)時才能作為預(yù)測因素。所有甄選工具(如申請表、測試、面試、教育背景或工作經(jīng)驗)只有在工作績效與預(yù)測因素有關(guān)時才能使用。使用不恰當(dāng)?shù)念A(yù)測因素會導(dǎo)致挑選了“錯誤”人選，同時拒絕了“正確”的人選。
有效性
有效性是預(yù)測因素與工作績效間的相關(guān)性。有效性就是指要達到把應(yīng)該預(yù)測到的都要預(yù)測出來的程度。有效性依賴于特定情況下甄選工具的選擇和使用。如一項用于預(yù)測幼兒工作者能力的心理測試不適合用于預(yù)測銷售代表人選的銷售潛能。
可靠性
可靠性是預(yù)測因素反復(fù)預(yù)測相同結(jié)果的穩(wěn)定程度。例如，某人在12月份測試得分為100，3月份再次測試時分?jǐn)?shù)卻大幅度上升，這樣的測試可能就不太可靠。因而，可靠性取決于甄選中預(yù)測因素的連續(xù)性，有效的甄選預(yù)測因素應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性。
綜合預(yù)測因素
如果雇主只選擇一個預(yù)測因素(如測試)且這種決策直截了當(dāng)，如果測試有效并包含了工作的主要方面，同時應(yīng)聘者測試結(jié)果不錯，他就可以被錄用。這就是單預(yù)測因素法，甄選的準(zhǔn)確性依賴于單預(yù)測因素對績效表現(xiàn)預(yù)測的有效性。
如果使用幾個預(yù)測因素，則每個因素都要達到要求。例如，如果要求3年的工作經(jīng)歷、有大學(xué)學(xué)位和智力測試分?jǐn)?shù)優(yōu)良，則合格的候選人必須同時具備上述三個標(biāo)準(zhǔn)。
如果預(yù)測因素不止一種，它們須通過某種方式綜合使用。兩種不同的綜合方法為：
- 多重障礙法。為每一種預(yù)測因素設(shè)置最低限，而且應(yīng)聘者必須超越每一個最低限。例如，為了應(yīng)聘銷售代表一職，必須取得最低教育水平、最低的銷售能力測試成績，以及結(jié)構(gòu)化面試的最低分。
- 聯(lián)合法。這種方法將所有預(yù)測因素的分?jǐn)?shù)綜合為一個總成績，這樣就可以用一個預(yù)測因素的高分抵消其他預(yù)測因素的低分。綜合指標(biāo)把所有預(yù)測因素同時加以考慮。