你的收件匣內(nèi)有個請柬：邀請你去參加你根本不想去的一場會議。也許是因為它被硬塞進你的行事歷中所剩不多的空檔，或是因為在它預訂開會的時間，你已預訂要參加另一場會議，現(xiàn)在你得決定要回絕哪一個。不論原因為何，有時你就是必須回絕會議邀請。
你的第一個挑戰(zhàn)是，必須決定要回絕哪一場會議。在這件事上，一點點紀律就大有助益。你應建立一套參加會議的標準，并且好好遵守。
首先要評估會議的價值。那個會議是否關(guān)于某件重要、有時效性、值得做的事？它是否有明確的目的和議程，為會議的成功作好準備？是否有背景資料，事先提供給與會者？受邀的與會者是否合適，能達成有意義的進展？如果無法從邀請函上清楚看出會議的價值，你就應在作出決定前，回信給對方提出一些開放式的問題：
- 「可否可多提供一些有關(guān)議程的相關(guān)資訊？」
- 「在這個議題上，我們目前處于決策的哪個階段？」
- 「我應該如何為討論做準備？」
如果這個會議顯然值得參加，那么你的下一個問題應該是，你是不是適合參加的人？議題是否在你職務的職權(quán)范圍內(nèi)？你有沒有所需的專業(yè)知識，可以對會議作出貢獻？對于會議待作決策的層級，你參與決策的資格條件是過低還是過高？如果你懷疑自己為什么會受邀與會，可在回覆之前先詢問安排會議的人，：
●「你希望我對這次會議有什么貢獻？」
●「我的部門還有誰會去參加？」
●「我要代表誰的立場發(fā)言？」
最后，如果你認為這個會議有價值，而且你的參與對討論有助益，那么你必須決定，這個會議對你來說是否為目前的優(yōu)先要務。會議的主題對你的職務有多重要？相較于你當下的其他需求，那項議題有多重要？你的貢獻有多獨特，以及是否有人比你更適合參加那個會議？
如果你無法對上述三個標準的任何一個作出肯定答覆，那么你應該回絕那個會議，但要謹慎處理。你應該讓你的同事覺得，即使你不參加他的會議，你仍是優(yōu)秀的團隊成員，是有積極貢獻的人。可考慮下列一些不同的做法：
我可以讓那個會議取消嗎？如果會議未能達到前述的第一項標準，因為你認為它的安排導致不太可能成功開好那個會，不妨花點時間和會議召集人討論你擔心的事。他可能會反駁你的意見，但你可能會觸發(fā)兩個正向結(jié)果的其中一個：會議作了更好的安排，成功機會提高，或者會議取消了。可嘗試以下的說法：
- 「這是個有趣的主題。從我們本年度的優(yōu)先要務來看，我不確定我們已經(jīng)作好準備，可讓會議的討論有成效。可不可以延后這項會議，等到工作小組有更多進展之后才開會？」
- 「我很期待針這個議題作一些決定。從會議邀請函看來，好像生產(chǎn)部門的人沒有參與。我想等到生產(chǎn)部門有人愿意出席再來談。否則，我們無法作出任何決定?！?/li>
- 「從邀請函的訊息看來，這個會議的目的似乎是為了提供資訊。有沒有可能發(fā)給大家一個摘要概述，而不是召開會議？」
我可以推薦別人取代我出席嗎？如果那場會議很重要，但它不符合前述第二項標準，因為你不是出席會議的合適人選，那就試著推薦別人參加。務必要花些心力去找合適的人，才不會顯得你是在推卸責任。不妨嘗試提出以下建議：
- 「你有興趣聽我的意見，令我受寵若驚。但我覺得我不是最有資格討論這個議題的人。我稍微研究了一下，看起來帕特擁有你們需要的背景。是否合適改邀帕特來取代我？」
- 「這是決策會議，所以我認為讓我的經(jīng)理代表我們團隊出席，比較合適?！?/li>
- 「謝謝你邀請我參加這場會議。但我覺得目前我不是出席會議的必要人選。如果你覺得無妨，我想讓喬西代表我出席會議?！?/li>
我可以事先作出貢獻嗎？如果那場會議不符合第三項標準（你確定那是你可以提供獨特價值的重要議題，但你排不出時間出席會議，或出席會議不是你的優(yōu)先要務），你就有機會事先提供價值。花幾分鐘寫下一些想法，提供給會議主席或合適的與會者。這會比出席整場會議有效率得多。你可以這樣回覆召集人：
- 「這會是很重要的討論。我無法出席，但我會找一些時間來分享我的想法，你可以在開會討論時參考我的想法。」
- 「我很抱歉，我不能參加那場會議。如果我事先告訴你我的想法，是否可以請你在會議上代我提出？」
我可以只出席那場會議的一部分嗎？如果一個或多個議程項目確實都符合你的三個標準，但其他議程不符合，那么你或許可以只出席會議的一部分。你可以用下列選項之一回覆：
- 「謝謝你的邀請。對我來說，參加重新打造品牌的那個部分的討論很重要。目前我還有其他要務要處理，所以那個部分的討論結(jié)束之后，我就必須離席?！?/li>
- 「有沒有可能在第一個議程中也討論重新打造品牌？我不能出席整場會議，但我真的很希望對那個議題有所貢獻?！?/li>
無論你選擇哪一個做法，都是要達成三件事。首先，要盡量善用時間。其次，告知會議召集人你作決定的理由，讓他了解你為何不能出席。第三，是努力滿足會議召集人的需求，即使不是以原本預期的方式做到的。
起初這可能會帶來一些文化沖擊，但那些每周開會35小時、不堪重負的每一個人，很快就會佩服你的嚴謹做法。只要記住，對于那些回絕你開會邀請的人，你也必須同樣地禮貌對待！