雖然有規(guī)定說，絕大部分董事會(huì)以及全體關(guān)鍵委員會(huì)應(yīng)由獨(dú)立董事組成，另一項(xiàng)對(duì)獨(dú)立董事的監(jiān)察有重要影響的新準(zhǔn)則中規(guī)定，應(yīng)該有一個(gè)CEO不在場(chǎng)的定期的執(zhí)行會(huì)議。這些會(huì)議的時(shí)間安排、議程還在完善，但這確實(shí)對(duì)董事會(huì)的運(yùn)作有深遠(yuǎn)的影響。
正如議程安排和信息管理一樣，執(zhí)行會(huì)議如果組織、開展得恰如其分，能使獨(dú)立董事會(huì)作為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，運(yùn)作得更高效；作為管理層的監(jiān)察者，也能順利完成任務(wù)。同樣地，那些有記錄成功召開執(zhí)行會(huì)議的董事會(huì)能給予許多很好的啟示?！皥?zhí)行會(huì)議改變了董事會(huì)會(huì)議，”一位委員會(huì)成員明確地說，“第一次召開執(zhí)行會(huì)議之日，通常是第一次沒有管理層參與董事會(huì)會(huì)議之時(shí)。我們最初提出這個(gè)設(shè)想時(shí)，管理層無(wú)法接受，主席或CEO會(huì)說：‘為什么我不參加會(huì)議？我可是了解公司的所有情況的人！’’’
和一些開始時(shí)受到反對(duì)的改革一樣，執(zhí)行會(huì)議很快在許多董事會(huì)里扎了根，而且成為董事會(huì)會(huì)議必要的一部分，無(wú)須進(jìn)行計(jì)劃或解釋。盡管唯一的法律規(guī)定是執(zhí)行會(huì)議應(yīng)該“定期”舉行，如今許多董事會(huì)在每一次例行的大會(huì)里都安排一場(chǎng)執(zhí)行會(huì)議。在操作中，當(dāng)執(zhí)行會(huì)議越來越成為例行程序，每個(gè)人越發(fā)能參與其中。CEO一般不會(huì)想：“這是怎么了，他們?yōu)槭裁礇Q定要開會(huì)？”他們更傾向于把這個(gè)會(huì)議當(dāng)成大會(huì)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)程序，為獨(dú)立董事的工作提供幫助。
如果董事會(huì)在例行董事大會(huì)中召開執(zhí)行會(huì)議，他們必須弄清楚把會(huì)議安排在全體大會(huì)前后的利弊。在正式的董事會(huì)議前召開，可以幫助提高參與度，讓董事們有另一個(gè)機(jī)會(huì)提議在全體大會(huì)的議程中增加某項(xiàng)議題。缺點(diǎn)則在于，會(huì)前召開董事們便沒有機(jī)會(huì)深入探討全體大會(huì)中提出的問題。會(huì)后召開便能克服這一缺點(diǎn)，但效果很可能由予委員們一開完全體大會(huì)就趕著離開而大打折扣。有些董事會(huì)認(rèn)為有必要在董事大會(huì)的前后都召開執(zhí)行會(huì)議。
和全體會(huì)議一樣，召開一個(gè)高效的執(zhí)行會(huì)議是一門藝術(shù)。正如一位董事所說的：“最失敗的情況是董事會(huì)成員在執(zhí)行會(huì)議中只是坐著對(duì)看。會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)首先要做的是，一開始就闡明議程安排在既定的時(shí)問里討論什么，并且保證所有人都同意。”當(dāng)然，和任何會(huì)議一樣，最有價(jià)值的討論有時(shí)不是按議程安排，而是自發(fā)進(jìn)行的，所以必須有時(shí)問預(yù)留給非正式的自由討論，讓董事們暢所欲言。
不難理解，CEO們會(huì)感到這些會(huì)議給他們帶來的威脅，特別是當(dāng)他們坐在辦公室里猜測(cè)會(huì)議究竟在討論什么。如果執(zhí)行會(huì)議想開得真正有價(jià)值，要意識(shí)到重要的討論結(jié)果必須迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)給CEO，既保持私下討論的秘密性，又能傳達(dá)董事會(huì)總體的觀點(diǎn)。
“執(zhí)行會(huì)議最好的方面在于，”一位董事說，“當(dāng)一個(gè)參加會(huì)議的董事把會(huì)議結(jié)果反饋給CEO時(shí)，他代表的是整個(gè)董事會(huì)。以前是一個(gè)或幾個(gè)人非正式地接觸CEO，表達(dá)對(duì)某個(gè)議題的關(guān)切。CEO于是經(jīng)常將這當(dāng)成是個(gè)人觀點(diǎn)，不予以太多考慮?！庇行┒聲?huì)——Best International公司是一個(gè)例子——由會(huì)議的主席、副主席一起向CEO報(bào)告他執(zhí)行會(huì)議里的重要內(nèi)容，使得CEO不會(huì)去懷疑他所聽到的是否僅僅是片面之詞，是否經(jīng)過了董事個(gè)人的粉飾。
我們?cè)L問的那些要巧妙處理執(zhí)行會(huì)議的董事們強(qiáng)調(diào)，無(wú)論消息好壞都要反饋給CEO。如果CEO們認(rèn)為執(zhí)行會(huì)議的反饋很有幫助、很全面，而不是覺得那只是不斷的指責(zé)和非難，他們會(huì)更大力支持執(zhí)行會(huì)議，接受從中得到信息。有些董事會(huì)甚至更進(jìn)一步，召開兩類執(zhí)行會(huì)議：一類只有獨(dú)立董事參加，另一類則獨(dú)立董事和CEO都出席。