收集工作分析信息、了解員工工作內(nèi)容的方式多種多樣。其一，要考慮由誰(shuí)來(lái)進(jìn)行工作分析。通常情況下是由人力資源部的一名職員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。管理人員、主管和身居其職的員工根據(jù)所選用的分析方法，分擔(dān)相應(yīng)的工作。對(duì)于較復(fù)雜的工作分析，還要有相關(guān)行業(yè)的工程師參與，研究工時(shí)和工作行為。其二，要考慮選用何種分析方法。常見(jiàn)的分析方法有觀察法、訪談法、問(wèn)卷調(diào)查法和特定工作分析方法。通常會(huì)根據(jù)企業(yè)和情景的特點(diǎn)，綜合運(yùn)用這些方法。以下分別介紹這些方法。
觀察法
使用觀察法時(shí)，管理人員、工作分析家或?qū)I(yè)工程師觀察員工履行工作的過(guò)程，記錄員工完成的任務(wù)和職責(zé)。觀察者可以連續(xù)觀察整個(gè)過(guò)程，也可以間歇式地抽樣觀察。觀察法的適用范圍有限。因?yàn)?，許多工作持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，很難完整地觀察到整個(gè)工作周期。因此，觀察法適用于重復(fù)性工作，并要與其他方法結(jié)合使用。
工作抽樣
工作抽樣是觀察法之一。它不要求觀察整個(gè)工作周期中的每個(gè)細(xì)節(jié)行為。管理人員可根據(jù)統(tǒng)計(jì)抽樣獲取的觀察數(shù)據(jù)推斷一個(gè)常規(guī)工作日的工作內(nèi)容和工作節(jié)奏，而無(wú)須持續(xù)不斷地觀察所有工作行為。
員工日志法
另一種方法是員工日志法。它要求員工“觀察”自己的工作表現(xiàn)，并不斷把觀察結(jié)果記錄在工作日志上。員工匯編詳細(xì)的工作日志可以提供一些有用的信息，但可能會(huì)加重員工的負(fù)擔(dān)。一些員工認(rèn)為，記錄這種無(wú)用的文檔會(huì)分散他們的工作精力，影響他們的工作績(jī)效。
訪談法
訪談法要求管理人員或人力資源專(zhuān)家親臨每個(gè)工作崗位，與身居其職的員工交談，收集信息。通常會(huì)采用標(biāo)準(zhǔn)化的訪談形式，記錄會(huì)談情況。為了完整地認(rèn)識(shí)工作崗位，人力資源專(zhuān)家不僅要與員工，還有與他們的主管面談。在某些情況下(如分析團(tuán)隊(duì)導(dǎo)向的工作)，通常還要召集有經(jīng)驗(yàn)的員工和主管，由人力資源部門(mén)代表主持會(huì)議，進(jìn)行小組訪談。對(duì)較難定義的工作來(lái)說(shuō)，小組訪談法可能是最適用的分析方法。
訪談法耗時(shí)較長(zhǎng)。特別要分別對(duì)2—3位不同工種的員工進(jìn)行訪談，需要耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作和管理層的工作分析起來(lái)比較復(fù)雜，通常需要用更長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行訪談。由于上述原因，訪談法通常是與其他分析方法結(jié)合使用的。
問(wèn)卷調(diào)查法
問(wèn)卷調(diào)查法是一種廣泛采用的收集工作數(shù)據(jù)的方法。問(wèn)卷作為調(diào)查工具，分發(fā)給員工及管理人員填寫(xiě)。
問(wèn)卷調(diào)查法的優(yōu)點(diǎn)是可在較短的時(shí)間內(nèi)比較經(jīng)濟(jì)地收集到大量各類(lèi)工作的信息。問(wèn)卷調(diào)查法假定員工能準(zhǔn)確分析、表達(dá)工作信息，而實(shí)際上，不同員工對(duì)工作會(huì)有不同的理解，表達(dá)水平有差異。因此，問(wèn)卷調(diào)查法一般需要與觀察法、訪談法結(jié)合起來(lái)使用，這有助于分析人員澄清和檢驗(yàn)問(wèn)卷信息。
檢查清單法是一種相對(duì)簡(jiǎn)化的問(wèn)卷法。與開(kāi)放式問(wèn)卷不同，檢查清單法采用簡(jiǎn)單的辦法收集員工意見(jiàn)。它的主要困難在于備選項(xiàng)的設(shè)計(jì)非常復(fù)雜，需要仔細(xì)斟酌。
特定工作分析方法
在問(wèn)卷調(diào)查法基礎(chǔ)上演化出一些特定的工作分析方法，以下介紹兩種：
職位分析問(wèn)卷(PAQ)
是包含了檢查清單的一種特殊的問(wèn)卷法。這種方法根據(jù)27個(gè)方面的187個(gè)“要素”來(lái)分析每份工作。PAQ包含多個(gè)部分，每個(gè)部分又包含了許多種工作要素。這些部分包括：
- 信息投入。員工從何處以及如何獲得完成工作所需的信息。
- 思維過(guò)程。在執(zhí)行工作過(guò)程中需要完成哪些推理活動(dòng)。
- 勞動(dòng)產(chǎn)出。工作者在工作中開(kāi)展了哪些物理活動(dòng)。
- 與他人的關(guān)系。工作中需要處理哪些人際關(guān)系。
- 工作環(huán)境。工作時(shí)處于何種物理環(huán)境和社會(huì)環(huán)境。
- 其他。與工作相關(guān)的其他問(wèn)題。
PAQ注重“員工導(dǎo)向”要素，描述工作中必需的行為，而不是勞動(dòng)技術(shù)層面的“工作導(dǎo)向”要素。雖然PAQ的復(fù)雜性可能限制了它的普及，但是PAQ容易量化，可用于選聘測(cè)試的效度研究。此外，由于它顧及了不同工作的不同要求，因而有助于判定內(nèi)部薪酬公平性。
管理工作分析
因?yàn)楣芾砉ぷ髋c容易觀察的重復(fù)性、程序性工作不同，所以它常采用比較特殊的分析方法。其中，應(yīng)用最廣的一種方法是由一家計(jì)算機(jī)公司設(shè)計(jì)的，稱(chēng)為管理崗位描述問(wèn)卷法(MPDQ)。MPDQ包括200多個(gè)問(wèn)題，范圍涉及決策、監(jiān)管等多方面的管理工作。
計(jì)算機(jī)化的工作分析
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，研究人員開(kāi)發(fā)了各種計(jì)算機(jī)工作分析系統(tǒng)。這些系統(tǒng)包括其管理方式都具有一些共同的特點(diǎn)：第一，分析員編制與所有工作相關(guān)的任務(wù)說(shuō)明，然后把任務(wù)說(shuō)明改編為調(diào)查問(wèn)卷，分發(fā)給調(diào)查對(duì)象；第二步，管理員把調(diào)查表的回復(fù)信息儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)里，通過(guò)計(jì)算機(jī)記錄、分析、匯總有關(guān)工作的數(shù)千條信息。
計(jì)算機(jī)化的工作分析的重要特點(diǎn)是能收集到有意義的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)都存入工作分析數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣，工作分析計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可減少用于編寫(xiě)工作描述的時(shí)間和精力。系統(tǒng)存有大量的職責(zé)說(shuō)明資料，這些資料與各項(xiàng)任務(wù)以及問(wèn)卷內(nèi)容相關(guān)。
工作分析與勞工部
勞工部存有各種用于工作分析的資料。勞工部屬下各個(gè)部門(mén)，特別是就業(yè)和訓(xùn)練管理局多年來(lái)一直在建立和使用這些材料。
職能型工作分析
是一種綜合性的工作分析方法。職能性工作分析法(FJA)需要考慮的因素包括：
(1)企業(yè)的目標(biāo)；(2)員工如何通過(guò)工作達(dá)到這些目標(biāo)；(3)員工的工作級(jí)別和導(dǎo)向；(4)績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)；(5)培訓(xùn)內(nèi)容。企業(yè)通過(guò)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)、人、事務(wù)三個(gè)要素，可以了解基本的工作職能。企業(yè)可以將這三個(gè)要素與職業(yè)名稱(chēng)詞典(DOT)所界定的工作重要要素相比較，確定在所分析的工作中這三個(gè)要素的級(jí)別。職業(yè)名稱(chēng)詞典是由政府提供的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)來(lái)源。
職業(yè)名稱(chēng)詞典
正如職業(yè)名稱(chēng)詞典(DOT)記錄的那樣，無(wú)論采用哪種工作分析方法，職能型工作分析都能夠提供有價(jià)值的工作信息。需要準(zhǔn)備大量工作描述的經(jīng)理或人力資源專(zhuān)家人員可以從職業(yè)名稱(chēng)詞典開(kāi)始著手，根據(jù)企業(yè)的特定情況，將詞典中的工作描述模版修改成適用于企業(yè)的工作描述。但是，職業(yè)名稱(chēng)詞典的資料比較舊，逐漸被O*Net所取代。
O*Net在線
勞工部的一個(gè)重要工作就是提供與多種工作和職業(yè)相關(guān)的技巧、能力、知識(shí)、工作活動(dòng)、興趣等方面的有用信息。這些信息可以在網(wǎng)上查到，用于編寫(xiě)工作描述和工作說(shuō)明書(shū)，了解職業(yè)機(jī)會(huì)信息。O*Net把堆積如山的資料轉(zhuǎn)化為簡(jiǎn)潔、重點(diǎn)突出的信息，以便人們理解和使用。
混合法
獲取和分析職務(wù)信息的方法多種多樣。人力資源專(zhuān)家與負(fù)責(zé)工作分析的人員在處理相關(guān)問(wèn)題時(shí)必須仔細(xì)地記錄所采取的每一步驟，以避免引起法律訴訟。要非常小心，因?yàn)檫@些問(wèn)題有可能最終通過(guò)法庭解決。每種工作分析方法都有優(yōu)點(diǎn)和不足之處，綜合采用多種方法往往比采用單一方法更好。