員工的權利和責任中關于員工權利的討論對員工懲罰做了簡要介紹，因為員工權利通常是懲罰性案件中一個關鍵的問題。懲罰是一種實施組織規(guī)則的培訓形式。組織中最常受懲罰體系影響的是那些有問題的員工。幸運的是，問題員工只是一小部分，但他們卻常常造成最難纏的形勢。如果雇主不能很好地處理問題員工，則會對其他員工或工作組造成負面的影響。通常由問題員工引起的懲戒性問題包括缺勤、生產(chǎn)率低下、酗酒及不服從命令等。
經(jīng)理和主管是制定懲罰決策和執(zhí)行懲罰的人。在采取懲罰行動之前，人力資源部門通常會咨詢?nèi)肆Y源專家，他們在執(zhí)行懲罰措施之前可以幫助經(jīng)理。
懲罰的方法
懲罰體系可以被看做是糾正有問題或無生產(chǎn)率員工行為的具體應用。最好的懲罰是自我約束，當大多數(shù)人明白了工作的要求是什么時，可以依靠他們有效地工作。但有人發(fā)現(xiàn)，外部懲罰可以幫助他們自我約束，這一哲學導致了對正面的懲罰方法的開發(fā)。
正面的懲罰方法
使用正面的懲罰方法的人認為，違規(guī)通常是無須處罰而可建設性糾正的行為。在此方法里，經(jīng)理們應著重發(fā)現(xiàn)事實并指導和鼓勵期望的行為，而不是使用懲罰去阻止違規(guī)。正面的懲罰分以下四步：
- 忠告。這階段的目標是提高員工對組織政策和規(guī)則的認識。通常人們只是認為要知道規(guī)則，知道懲罰可以阻止違規(guī)。由組織中一位主管給出的忠告也可以起到正面的作用。
- 書面記錄。如果員工不能改正自己的行為，則有必要在主管與員工之間舉行第二次會議。第一階段是以口頭形式進行的，但本階段將以書面方式記錄下來。作為這一階段的一部分，員工與主管制定書面的解決方案以防止發(fā)生進一步的問題。
- 最后警告。當員工不遵守第二階段的書面解決方案時，就要給他舉行最后的警告會議。在此會議中，主管向員工強調(diào)改正不合適行為的重要性。一些公司給予員工一天的帶薪假來得出一種堅決的書面行動方案以糾正問題行為。這主要在于向違規(guī)者強調(diào)問題的嚴重性及經(jīng)理人確保問題行為得到改變的決心。
- 解雇。如果員工未能遵循前面制定的行動方案且存在進一步問題時，那么主管將會解雇該員工。
正面的懲罰辦法優(yōu)點在于強調(diào)了問題的解決。正面的懲罰方法最大的困難在于主管和經(jīng)理要成為有效的忠告者需要大量的培訓，而且，該過程常常比下面討論的漸進性懲罰方法占用更多的時間。
漸進的懲罰方法
作為另一種方法，漸進的懲罰方法包含一系列步驟，其中每一步都比以前更加緊迫，用來改變員工不合適的行為。圖表16—12就是一個典型的漸進的懲罰體系，大多數(shù)漸進懲罰程序在解雇前使用口頭和書面警告及停職調(diào)查。在一家制造企業(yè)，如果員工工作不專心而未能改正，當一年中第三次出現(xiàn)這種情況時，可能導致停職調(diào)查。停職調(diào)查向員工傳遞了很強烈的信息，即必須改變組織不希望的工作行為，否則可能會被解雇。
漸進的方法在員工被解雇之前給予機會糾正低效行為。遵循漸進順序確保問題的本質與嚴重性已經(jīng)清晰地傳達給員工。不是所有的案例中都要遵循漸進懲罰程序的所有步驟。對一些嚴重的過失會免除漸進程序，可能導致立即被解雇。導致立即解雇的典型錯誤行為如下：
- 工作時酒精中毒；
- 擁有武器；
- 工作時喝酒或吸毒；
- 打架；
- 盜竊；
- 雇用申請表造假。
可以不使用懲罰的理由
有很多理由使得經(jīng)理不愿意使用懲罰，主要理由如下：
- 關于懲罰的組織文化。影響懲罰使用的一個因素是組織文化與管理層使用懲罰的意愿。如果組織“規(guī)范”是避免懲罰問題員工，那么經(jīng)理就更加不可能使用懲罰。不情愿使用懲罰甚至擴展到不愿解雇問題員工。
- 缺乏支持。許多經(jīng)理不愿意使用懲罰，因為他們擔心自己的決策不會得到更高層管理者的支持。支持是組織文化的一個功能。
- 罪惡感。一些經(jīng)理覺得自己在成為經(jīng)理之前，曾犯過與員工同樣的錯誤，他們不能因自己曾犯過的一些錯誤就懲罰他們。
- 喪失友誼。允許自己和員工關系太親密可能使經(jīng)理們擔心使用懲罰程序會喪失那些友誼。
- 浪費時間。紀律在恰當使用時，需要大量的時間與精力。有時經(jīng)理避免花費時間采取懲罰行動會更容易些，特別是他們的行動可能被高層管理者檢查并推翻時。
- 對訴訟的恐懼。經(jīng)理越來越擔心因懲罰某人而被起訴，特別是采取懲罰的最后一個步驟——解雇。
有效的懲罰
出于法律上的擔心，經(jīng)理必須理解懲罰，并接受如何恰當?shù)毓芾硭Ｓ行土P的目標應該在于行為而不是員工個人，因為懲罰的目的是提高績效。懲罰可能與績效正相關，這使那些覺得懲罰會傷害違規(guī)者的人感到驚訝。分配與程序公平表明如果經(jīng)理忍受不可接受的行為，團體可能覺得不公平。
員工懲罰的熱爐規(guī)則
多年來，“熱爐規(guī)則”是主管學習如何懲罰的主要內(nèi)容之一。
熱爐規(guī)則：好的懲罰就像一個熱爐，因為：
- 它給人警示。熱爐警告人們，如果你接觸到它，可能被燙傷。員工在懲罰發(fā)生之前也需要這樣的警示。
- 它是持續(xù)不斷的。熱爐每次都很燙。好的懲罰每次在相同的情況下都做同樣的判罰。
- 它是直接的。如果接觸到熱爐，它會直接燙傷你。抵制懲罰的時間越長，對改變行為的效果就越差。
- 它不受人為因素影響。無論誰碰到熱爐都會被燙。好的懲罰不是情緒化或者隨機的，它對每個違規(guī)者的影響都是一樣的。
這個規(guī)則做的分析可以幫助管理者記憶懲罰的基本要素。
主管培訓
培訓主管和經(jīng)理何時及該如何使用懲罰很重要。研究發(fā)現(xiàn)，在過程公平中培訓主管作為懲罰的基礎，比由未經(jīng)培訓的主管施行懲罰，更能得到他們的公平感。不管采用哪種懲罰方法，對忠告與溝通技巧提供培訓I都很重要，因為主管和經(jīng)理在處理員工績效問題上也將使用這些技巧。
解雇：最后的步驟
懲罰程序的最后一個步驟就是解雇。在解員工工時，經(jīng)理可能覺得內(nèi)疚，而且有時內(nèi)疚是正當?shù)摹T工的失敗可能是因為經(jīng)理未能創(chuàng)造一種合適的工作環(huán)境，也可能是員工未得到充分的培訓，或者可能是管理者未建立有效的政策。經(jīng)理為員工負責，在某種程度上他們共同承受對失敗的指責。
懲罰的正面方法和漸進方法都表明，當采取解雇措施時，員工很清楚已被警告過績效問題的嚴重性。如果解員工工是因為他們未遵守自己的承諾，那么在陪審團看來，可能更顯得有說服力。而且，這樣的體系似乎降低了導致員工首先起訴的情緒反應。當解雇發(fā)生時，解雇的理由應清晰闡明。任何美化理由的努力最終都會使員工迷惑，且如果對解雇決定起訴的話，還會損害雇主的利益。許多雇主提出了具體的信函或備忘錄，證明已將解雇決定告知員工。
通常，使人力資源代表與員工的主管或經(jīng)理同時出席解雇會議是有價值的，這使所發(fā)生的事有了額外的證人。而且，任何解雇福利及其他與人力資源相關的問題都能夠得到闡述。最后，在整個解雇討論中，很關鍵的是主管與其他人保持專業(yè)與冷靜，而非變得情緒化或使用諷刺的言辭。